Intelligente Automatisierung: Definition, Funktionsweise und Vorteile

Intelligente Automatisierung: Definition, Funktionsweise und Vorteile

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Intelligente Automatisierung (IA) basiert auf künstlicher Intelligenz (KI) und wird unter anderem mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) sowie Business Process Management (BPM) kombiniert. Die intelligente Automatisierung besteht aus fortschrittlichen Technologien, die Prozesse im Unternehmen optimieren.

Intelligente Automatisierung wird auch kognitive Automatisierung oder intelligente Prozessautomatisierung genannt. Die IA ermöglicht automatisierte Geschäftsprozesse im Unternehmen und die Übernahme von sich wiederholenden Aufgaben mit verschiedenen, zusammenarbeitenden Automatisierungsformen. Die Vorteile smarter Automatisierung sind beispielsweise das Sparen von Ressourcen, die Senkung interner Kosten und die Verbesserung der Effizienz im Unternehmen.

Intelligente Automatisierung hilft bei der adaptiven Entscheidungsfindung, der Fehlererkennung, der Wissenserweiterung und der Problemlösung. Dies ging aus der Studie „A systematic literature review on intelligent automation: Aligning concepts from theory, practice, and future perspectives” von K.K. H. Ng et al., die 2021 in der wissenschaftlichen Zeitschrift „Advanced Engineering Informatics” veröffentlicht wurde.

Der Einsatz intelligenter Automatisierung soll das Unternehmen unterstützen, denn es schafft neue Möglichkeiten für produktive Unternehmensabläufe. Bei fonio bieten wir für die Automatisierung einen KI Telefonassistenten an, der Unternehmen bei der Kundenkommunikation am Telefon hilft, rund um die Uhr Anrufe annimmt und menschenähnliche Telefonate mit Kunden führt. 

Mit der IA lassen sich mehrere Systeme, Technologien und Daten verbinden, um effizientere Prozesse im Unternehmen zu ermöglichen. Der KI Telefonassistent von fonio lässt sich in die Unternehmenssysteme integrieren, um zum Beispiel über eine zur Verfügung gestellten API Schnittstelle Bestellungen oder Termine direkt zu buchen oder zu prüfen.

Was ist intelligente Automatisierung?

Intelligente Automatisierung ist eine Kombination aus KI- und Automatisierungstechnologien, wobei verschiedene Softwareprozesse zusammenarbeiten. Die Zusammenarbeit der Softwareprozesse ist wichtig, um Arbeitsabläufe im Unternehmen zu verbessern, zu beschleunigen und weitgehend ohne menschliche Beteiligung auszuführen.

Bei der intelligenten Automatisierung werden robotergesteuerte Prozessautomatisierung sowie kognitive Technologien wie maschinelles Lernen (ML) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP) eingesetzt. Das Ziel smarter Automatisierung ist, sowohl wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben als auch wissensbasierte und adaptive Tätigkeiten zu automatisieren.

Mit einer intelligenten Automatisierung ist es möglich, im Unternehmen End-to-End-Automatisierungen zu schaffen. Mit End-to-End-Automatisierungen werden komplette Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende automatisiert, ohne manuelle Eingriffe zwischen den Prozessschritten. Die intelligente Automatisierung umfasst alle Teilprozesse, Systeme und Datenflüsse eines Unternehmens.

Wie funktioniert intelligente Automatisierung?

Intelligente Automatisierung funktioniert durch eine Verbindung der 3 Hauptkomponenten robotergesteuerte Prozessautomatisierung, Künstliche Intelligenz und Business Process Management. Die drei Komponenten der IA sorgen dafür, dass Geschäftsprozesse automatisiert, selbstlernend und anpassungsfähig sind.

Die robotergesteuerter Prozessautomatisierung übernimmt mit Software-Robotern die regelbasierten, wiederkehrenden Aufgaben, wie das Erfassen von Daten, das Ausfüllen von Formularen oder die Weiterleitung von Informationen zwischen Systemen. Künstliche Intelligenz arbeitet mit maschinellem Lernen sowie natürlicher Sprachverarbeitung und erweitert die Automatisierung dadurch um kognitive Fähigkeiten. 

Mit Business Process Management werden digitalisierte Unternehmensprozesse analysiert, gesteuert und optimiert. BPM sorgt dafür, dass passende Workflows automatisiert werden, um Unternehmensprozesse zu vereinheitlichen. Mit den 3 Hauptkomponenten löst die intelligente Automatisierung Probleme, erkennt Muster und simuliert das menschliche Handeln, wobei sie schneller als Menschen ist.

Die smarte Automatisierung funktioniert neben RPA, KI und BPM auch mit Technologien wie der Texterkennung (OCR), dem Extrahieren von Dokumentinformationen (DOX) und der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP). Die OCR liest Zahlen und Buchstaben aus Papierdokumenten und PDFs in Verbindung mit maschinellem Lernen aus. Bei DOX werden Tabellen und Überschriften aus Tabellen sowie Texte und Bilder aus gescannten Dokumenten ausgelesen. IDP extrahiert und bindet Daten aus Dokumenten in Unternehmensprozesse ein.

Was sind die Vorteile der intelligenten Automatisierung?

Die Vorteile der intelligenten Automatisierung sind, dass sie manuelle Aufgaben reduziert, mehr Effizienz im Unternehmen ermöglicht und zur besseren Ressourcennutzung führt. Die intelligente Automatisierung beschleunigt Prozesse in Unternehmen, senkt Kosten und verbessert die Kundenerfahrung.

Alle Vorteile der intelligenten Automatisierung sind der folgenden Liste im Detail zu entnehmen.

• Reduziert manuelle Aufgaben: Die intelligente Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben, da sie das Personal und die Mitarbeiter durch die Übernahme routinierter Tätigkeiten entlastet. Einfache, sich wiederholende Aufgaben werden von smarten Technologien übernommen. 
• Ermöglicht mehr Effizienz: Eine intelligente Automatisierung ermöglicht mehr Effizienz, da sich Mitarbeiter auf komplexere Aufgaben konzentrieren können. Mit einer intelligenten Automatisierung werden Aufgaben zuverlässiger durchgeführt und mehr Aufgaben erledigt, ohne dass die Leistung oder Qualität darunter leidet.
• Führt zur besseren Ressourcennutzung: Die intelligente Automatisierung führt zur besseren Ressourcennutzung, da Mitarbeiter mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben haben. Mit einer IA werden flexible Unternehmensprozesse und mehr Zeit für den personalisierten Kundenkontakt geschaffen.
• Beschleunigt Prozesse: Eine intelligente Automatisierung beschleunigt Prozesse im Unternehmen, da eine schnellere Fertigung von Produkten und effektivere Abläufe ermöglicht werden. Die IA automatisiert gleichbleibende Prozesse und gewährleistet eine Leistungsoptimierung durch ein ständiges Lernen. 
• Senkt Kosten: Die intelligente Automatisierung senkt Kosten im Unternehmen, da Risiken reduziert, die Produktivität der Mitarbeiter verbessert und weniger Ausfälle aufgrund der ständigen Auswertung von Prozessen gewährleisten werden. Aufgrund der gleichbleibenden Qualität mit IA wird ein schnellerer ROI erreicht.
• Verbessert die Kundenerfahrung: Eine intelligente Automatisierung verbessert die Kundenerfahrung, da sich die IA um einen zuverlässigen Kundenservice kümmert. IA ist in der Lage, schnelle Antworten auf Kundenfragen 24/7 zu liefern und das Kundenanliegen zu erkennen und zu bearbeiten.

Welche Aufgaben lassen sich intelligent automatisieren?

Aufgaben, wie die Datenanalyse, der Kundenservice, die Fehlererkennung und die E-Mail-Bearbeitung, lassen sich intelligent automatisieren. Bei Verwaltungsaufgaben, der Produktion und Logistik, der Softwareentwicklung und dem Vertrieb sorgen viele Unternehmen für eine intelligente Automatisierung.

Im Folgenden stellen wir vor, welche Aufgaben sich intelligent automatisieren lassen.

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1. Datenanalyse

Die Datenanalyse lässt sich intelligent automatisieren, da zum Beispiel Verkaufs- und Nachfrageprognosen mit maschinellem Lernen ermöglicht werden. Mit der intelligenten Automatisierung ist man in der Lage, Kundenanalysen, Finanzprognosen, Risikobewertungen und die Qualitätskontrolle durchzuführen. Das Ziel der Datenanalyse mit der IA ist, Muster zu erkennen und Vorhersagen zu treffen.

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2. Kundenservice

Der Kundenservice lässt sich intelligent automatisieren, indem man Chat- oder Voicebots oder den KI Telefonassistenten von fonio für den Support, die Terminbuchung und die Beantwortung häufiger Fragen einsetzt. Die intelligente Automatisierung im Kundenservice sorgt dafür, dass natürliche Sprache von Kunden erkannt und verarbeitet wird, wobei sie Transkripte oder Übersetzungen für die Leitung des Unternehmens anfertigt. Das Ziel der Automatisierung des Kundenservices ist die 24/7-Verfügbarkeit des Unternehmens und die Übernahme der Standardanfragen.

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3. Fehlererkennung

Die Fehlererkennung lässt sich intelligent automatisieren, indem Rechnungen, Belege, Buchungen, Maschinen und Software ständig überwacht sowie auf Abweichungen geprüft werden. Die IA ist in der Lage, Defekte, falsche Buchungen, Tippfehler und Systemfehler frühzeitig zu erkennen. Das Ziel der intelligenten Automatisierung bei der Fehlerkennung ist, dass Fehler frühzeitig erkannt, Risiken reduziert und die Qualität gesichert werden.

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4. E-Mail-Bearbeitung

Die E-Mail-Bearbeitung lässt sich intelligent automatisieren, indem E-Mails automatisch kategorisiert, beantwortet oder weitergeleitet werden. Mit der IA werden Vorlagen für E-Mails generiert, der Inhalt von E-Mails analysiert und der Workflow automatisiert. Das Ziel der intelligenten Automatisierung bei der E-Mail-Bearbeitung ist die automatische Verwaltung des E-Mail-Postfachs, die Verkürzung von Antwortzeiten und die Entlastung der Mitarbeiter.

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5. Verwaltungsaufgaben

Verwaltungsaufgaben lassen sich intelligent automatisieren, indem die Rechnungs- und Belegerkennung mit OCR und der verknüpften Buchhaltungssoftware übernommen wird. Mit der smarten Automatisierung findet eine Datenübertragung zwischen mehreren Systemen statt und Berichte wie Vertriebsberichte, Statusreports und Managementberichte werden automatisch generiert. Das Ziel der intelligenten Automatisierung von Verwaltungsaufgaben ist das Zeitsparen und die Reduzierung von Flüchtigkeitsfehlern.

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6. Produktion und Logistik

Die Produktion und Logistik lassen sich intelligent automatisieren, indem die vorausschauende Wartung von Maschinen abgenommen wird. In der Produktion und Logistik übernehmen zum Beispiel kollaborative Roboter monotone Arbeitsschritte. Mit der IA werden für die Produktion und Logistik unter anderem die Lagerverwaltung automatisiert sowie eine Routenoptimierung für Lieferanten geschaffen. Das Ziel der intelligenten Automatisierung in der Produktion und Logistik ist die höhere Effizienz und das Schaffen von Präzision.

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7. Softwareentwicklung

Die Softwareentwicklung lässt sich intelligent automatisieren, indem zum Beispiel automatisierte Tests und Code Reviews durchgeführt werden. Die IA ist dazu in der Lage, IT-Systeme zu überwachen, Abweichungen und Fehler frühzeitig zu erkennen sowie Codierungshilfen zur Verfügung zu stellen. Das Ziel der intelligenten Automatisierung der Softwareentwicklung ist die schnellere, sichere und weniger manuelle Arbeit.

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8. Marketing

Das Marketing lässt sich intelligent automatisieren, indem beispielsweise personalisierte Produktempfehlungen für Kunden und Nutzer erstellt werden und das Kundenverhalten nachverfolgt und analysiert wird. Mit der IA kann Content für das Marketing für Websites oder die sozialen Netzwerke in Form von Texten, Bildern und Videos generiert werden. Das Ziel der Automatisierung des Marketings ist die datengetriebene Ansprache von Kunden.

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Beispiele für intelligente Automatisierung

Ein Beispiel für intelligente Automatisierung ist die automatische Schadensprüfung durch RPA und die schnelle Schadensbearbeitung für Versicherungen. Im Kundenservice kümmert sich die IA um die automatisierte Verarbeitung von Reklamationen und die daraus entstehenden Ideen für die Produkt- oder Leistungsverbesserung.

Im Finanzwesen setzt man intelligente Automatisierung zum Beispiel für die KI-gestützte Betrugserkennung in Kombination mit automatisierten Transaktionsprüfungen ein. Für das Personalwesen übernimmt die IA das Bewerbermanagement, indem sie Lebensläufe scannt und Kandidaten für Bewerbungsgespräche priorisiert. 

Im Call Center oder in anderen Unternehmen mit einem hohen Anrufaufkommen sorgt die intelligente Automatisierung dafür, dass Mitarbeiter weniger Anrufe annehmen müssen. Für die IA im Call Center nutzt man zum Beispiel Chatbots oder KI Telefonassistenten wie den von fonio, die das Anliegen der Kunden schnell bearbeiten.

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Intelligente Automatisierung mit fonio

Eine intelligente Automatisierung lässt sich mit fonio durchführen, indem der KI Telefonassistent in die Unternehmensprozesse integriert wird. Unser KI Telefonassistent übernimmt Anrufe effizient, bearbeitet Kundenanfragen schnell und entlastet so die Mitarbeiter. 

Unternehmen profitieren mit unserem KI Telefonassistenten als IA von einer höheren Kundenzufriedenheit. Mit fonio werden alle Anrufe angenommen, intelligent bearbeitet und erfasst. Mit der passenden Implementierung werden die Anrufe und die Informationen über die intelligente Nachverarbeitung genau dort, wo du sie benötigst.

Dank fortschrittlicher Spracherkennung und natürlicher Sprachverarbeitung reagiert der KI Telefonassistent von fonio zuverlässig wie ein menschlicher Mitarbeiter auf Anliegen und ist dabei rund um die Uhr verfügbar. Unser digitaler Telefonassistent lässt sich nahtlos in bestehende IT- und CRM-Systeme integrieren, sodass Prozesse automatisiert und gleichzeitig personalisiert ablaufen.

Mit der Implementierung des fonio KI Telefonassistenten gewinnen Unternehmen und Mitarbeiter mehr Zeit für fachspezifische Aufgaben. Der KI Assistent kümmert sich automatisiert um wiederkehrende Telefonate und die Beantwortung von Fragen am Telefon. Bereits mehr als 3000 Kunden nutzen unseren KI Telefonassistenten für die intelligente Automatisierung ihres Unternehmens.

Der KI Telefonassistent von fonio ist innerhalb weniger Minuten eingerichtet. Für die Implementierung musst du lediglich einen passenden Prompt schreiben oder eine Vorlage nutzen und schließlich den intelligenten Assistenten mit den gewünschten Systemen verbinden. Kaufe eine KI-Nummer direkt bei fonio oder binde sie über einen SIP-Trunk ein und schon ist dein KI-Assistent live.

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