Zusammenfassung
Überblick
Die Arztpraxis zu digitalisieren wird immer wichtiger für Ärzte, denn eine effiziente Digitalisierung in der Arztpraxis ermöglicht moderne Prozesse, die den Arbeitsalltag erleichtern. Mit passender Software wie einer Praxisverwaltungssoftware (PVS) lassen sich administrative Aufgaben schneller erledigen.
Mit KI-basierten Anwendungen lassen sich die Terminplanung optimieren und die Anrufannahme automatisch übernehmen, sodass Praxisteams entlastet werden. Elektronische Tools schaffen wertvolle Zeit für die Patientenbetreuung vor Ort und lassen sich nahtlos in bestehende Abläufe integrieren.
Die Vorteile des technologischen Fortschritts im Gesundheitswesen umfassen unter anderem die Steigerung der Arbeitseffizienz, die Verbesserung der Servicequalität und die Schaffung eines sicheren Umfelds. Dies ergab die Studie “Digitalization in Healthcare: A Systematic Review of the Literature” von E. Delice et al., die 2023 in der Zeitschrift “Proceedings” veröffentlicht wurde.
Als Hilfen für die elektronische Transformation der Arztpraxis gilt unter anderem der Digitalisierungsfahrplan der Deutschen Apotheker- und Ärztebank (apoBank). Das E-Health-Gesetz aus dem Jahr 2016 und das Digitale-Versorgung-Gesetz von 2019 schreiben die Einführung digitaler Anwendungen und Innovationen sowie die Pflicht zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur im deutschen Gesundheitswesen vor.
Viele Arztpraxen haben noch eine Abneigung gegenüber einer vollständigen Digitalisierung, denn sie sehen den hohen Aufwand, die Datenschutzbedenken und das erforderliche technische Wissen als zu große Hürde an. Wir bei fonio stellen unseren Kunden einen schnell implementierbaren und kostengünstigen KI Telefonassistenten zur Verfügung, der ans Telefon geht und die gesamte Patientenkommunikation am Telefon übernimmt. Es ist wichtig, dass Ärzte die Digitalisierung nicht als Ersatz für ihr Personal, sondern als sinnvolle Ergänzung für ihre Arztpraxis ansehen.
Was bedeutet es, die Arztpraxis zu digitalisieren?
Die Arztpraxis zu digitalisieren bedeutet, etwa Praxisformulare online bereitzustellen, eine digitale Terminvergabe anzubieten, E-Rezepte einzuführen und digitale Patientenkommunikation umzusetzen. Eine Arztpraxis zu digitalisieren heißt, alle analogen Abläufe auf IT-gestützte, zeitsparendere Prozesse umzustellen.
Die Digitalisierung der Arztpraxis ist notwendig, um dem digitalen Wandel standzuhalten. Eine Arztpraxis zu digitalisieren leistet einen entscheidenden Beitrag zur Modernisierung des Gesundheitssystems und ermöglicht den gezielten Einsatz neuer Technologien, die Abläufe leistungsfähiger und transparenter zu gestalten. Digitale Lösungen im Gesundheitswesen tragen zur Entlastung des Personals bei, indem sie administrative Aufgaben vereinfachen und als verlässliche Unterstützung im Praxisalltag dienen.
Eine Digitalisierung für Ärzte fördert eine bessere Verbindung zwischen Arzt und Patient, etwa durch computergestützte Kommunikation und optimierte Informationsbereitstellung. Insgesamt hilft die elektronische Transformation dabei, die Arztpraxis zukunftsfähiger und patientenorientierter zu machen. Digitalisierung bedeutet mehr als eine papierlose Arztpraxis oder eine neue, moderne Website.
Die Digitalisierung eine Arztpraxis reicht von der Terminbuchung auf der Website, über die Videosprechstunde als Telemedizin-Maßnahme bis hin zur virtuellen Anamnese und KI Telefonassistenten zur Praxisverwaltung. Entscheidend ist, nicht nur die neue Technik einzuführen, sondern auch die effiziente Integration der Digitalisierung im Praxisalltag sicherzustellen.
Digitalisierung hilft bei administrativen Prozessen, aber auch bei der Behandlung und Diagnostik, der internen und externen Kommunikation sowie der medizinischen Dokumentation und der Terminverwaltung. Bereits eingesetzte verpflichtende Änderungen mit Blick auf die IT-Einführung sind unter anderem das E-Rezept, die elektronische Patientenakte und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Mögliche Ergänzungen zur Digitalisierung in der Arztpraxis sind Apps wie Doctolib und eArztbriefe.
Mittlerweile benutzen zum Beispiel 87 % der Praxen eArztbriefe, was im Vergleich zu 2024 eine Steigerung um 10 % darstellt und auch immer mehr Zuspruch von den Patienten erhält. Das ergab die Umfrage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung “PraxisBarometer Digitalisierung” aus dem Jahr 2025.
Wie kann man eine Arztpraxis digitalisieren?
Man kann eine Arztpraxis digitalisieren, indem man eine Online Terminbuchung einrichtet, ein digitales Praxisverwaltungssystem verwendet und einen digitalen Check-in ermöglicht. Für die Digitalisierung der Arztpraxis automatisiert man die Abläufe in der Praxis und nutzt zum Beispiel einen KI Telefonassistenten.
Wie man eine Arztpraxis digitalisieren kann, präsentieren wir im Folgenden detailliert.
1. Online Terminbuchung einrichten
Für die Digitalisierung einer Arztpraxis ist es sinnvoll, eine Online Terminbuchung einzurichten, damit Patienten online ihren Wunschtermin vereinbaren können. Eine selbstständige Terminwahl über die Website oder Doctolib verhindert eine Warteschleife am Telefon, denn viele Arztpraxen sind telefonisch schwer erreichbar.
Ein Terminbuchungssystem auf der Website ist für viele Patienten ein Kriterium für die Praxiswahl, weshalb die Bereitstellung der digitalen Terminbuchung eine höhere Patientenzufriedenheit und -bindung erreicht. Mit der Online Terminbuchung sollten gleichzeitig eine automatische Bestätigung des Termins und eine Erinnerung vor den Terminen per E-Mail oder SMS an die Patienten versendet werden.
2. Digitales Praxisverwaltungssystem verwenden
Ein PVS hilft bei der digitalen Patientenverwaltung, da es Patientendaten wie Therapien, Stammdaten, Krankenversicherungen, Einverständniserklärungen, Arztbriefe, Zahlungsmethoden und Impfstatus elektronisch erfasst und zentral speichert. Das digitale PVS ist essenziell für die Praxisdigitalisierung, da es analoge Prozesse ersetzt, Informationen vernetzt und sichere, zukunftsfähige Praxisabläufe ermöglicht.
Ein computergestütztes PVS erlaubt die Umsetzung gesetzlich vorgeschriebener digitaler Anwendungen wie der elektronischen Patientenakte (ePA) oder der elektronischen Abrechnung. Das digitalisierte PVS bildet die Basis für Telemedizin, Videosprechstunden, elektronische Anamneseformulare oder Online-Terminbuchungen.
3. Digitalen Check-in ermöglichen
Die Ermöglichung eines digitalen Check-ins in der Arztpraxis trägt zur Digitalisierung bei, weil der digitale Check-in den Anmeldeprozess von einem manuellen, papierbasierten Ablauf in einen automatisierten, computergestützten Prozess umwandelt. Mit einem digitalen Check-in melden sich Patienten selbstständig über ein Terminal, ihr Smartphone oder über ein Tablet vor Ort in der Arztpraxis an.
Formulare, Versichertendaten und Anamnesefragen werden über ein Self-Check-in Terminal digital erfasst, statt handschriftlich ausgefüllt. Die beim Check-in eingegebenen Daten werden direkt im Praxisverwaltungssystem gespeichert, wodurch doppelte Dateneingaben und das nachträgliche Digitalisieren von Papierformularen entfallen. Mit einem Patiententerminal in der Arztpraxis sinkt der administrative Aufwand am Empfang.
4. Abläufe automatisieren
Für die Digitalisierung einer Arztpraxis ist es wichtig, Abläufe zu automatisieren, um manuelle und zeitintensive Tätigkeiten durch elektronische Arbeitsweisen zu unterstützen. Papierbasierte Aufgaben wie Terminbestätigungen, Dokumentationen der Behandlungen und Abrechnungen in der Arztpraxis werden bei der Digitalisierung automatisiert.
Es ist essenziell, dass die Digitalisierung bei Ärzten praxisnah und strukturell geschieht sowie nachhaltig wirksame Prozesse einführt. Optimierte automatisierte Prozesse in der Arztpraxis laufen schneller und zuverlässiger ab als manuelle. Das Praxispersonal wird durch automatisierte Abläufe entlastet und kann sich stärker auf die Patientenversorgung vor Ort konzentrieren.
5. KI Telefonassistent nutzen
Die Nutzung eines KI Telefonassistenten ist ein wichtiger Teil der Digitalisierung in Arztpraxen, da ein solcher Assistent klassische und analoge Telefonabläufe abnimmt. Ein KI Telefonassistent wie der von fonio bearbeitet eingehende Anrufe automatisch, kümmert sich um die Terminvereinbarung mit dem Patienten und speichert Stammdaten von Patienten im PVS.
Der KI Telefonassistent zur Digitalisierung fragt das Anliegen und die wichtigsten Daten beim Patienten ab, ist jedoch auch in der Lage, Fragen zur Praxis und zum behandelnden Arzt zu beantworten. KI Telefonassistenten übernehmen wiederkehrende administrative Aufgaben als Online-Rezeption und dienen als sprachbasierte Dokumentationshilfe, da sie alle Gespräche aufnehmen und als Transkript zur Verfügung stellen.
6. Moderne Website erstellen
Eine moderne Website zu erstellen, unterstützt bei der Digitalisierung einer Arztpraxis, da ein seriöser Online-Auftritt Informationen über die Praxis für die Patienten zur Verfügung stellt. Eine übersichtliche Praxiswebsite dient als zentrale Anlaufstelle für Interaktionen zwischen Patient und Arzt, da sie neben den Praxisinformationen auch die Kontaktdaten der Arztpraxis bereithält
Professionelle Websites von Arztpraxen ermöglichen eine digitale Buchungsoption, Online-Rezeptbestellungen und Online-Formulare, um Papier zu sparen. Als Arzt sollte man auf seiner Website zur digitalen Sichtbarkeit die Bewertungen zur Praxis darstellen, um Vertrauen bei Neupatienten zu schaffen. Eine Website schafft für Arztpraxen die Grundlage für die Integration weiterer elektronischer Prozesse.
7 Tipps für die Digitalisierung der Arztpraxis
Zu den 7 Tipps für die Digitalisierung der Arztpraxis gehören unter anderem, dass man über die neue Anwendung mit Postern oder Aufstellern informiert und die Digitalisierung der Arztpraxis effizient gestalten sollte. Es ist wichtig, das Praxisteam für die Digitalisierung der Arztpraxis rechtzeitig einzuarbeiten.
Im folgenden werden 7 Tipps für die Digitalisierung einer Arztpraxis detailliert dargestellt.
1. Über die neue Anwendung mit Postern oder Aufstellern informieren
Informiere für die Digitalisierung der Arztpraxis die Patienten über die neue Anwendung verständlich mit Postern oder Aufstellern. Passende Informationen für die Digitalisierungsmaßnahmen sollten sowohl auf der Praxiswebsite als auch in der Praxis selbst im Wartezimmer bereitgestellt werden. Die Bereitstellung eines persönlichen Ansprechpartners über die Neuerungen ist gerade auch für alte Patienten wichtig.
2. Die Digitalisierung der Arztpraxis effizient gestalten
Gestalte die Digitalisierung der Arztpraxis effizient, indem eine Strategie zur methodischen Umwandlung erstellt wird. Für die Umstellung auf digitale Prozesse sollten Anbieter für passende Anwendungen verglichen und die ausreichende Finanzierung geklärt werden. Alle relevanten Daten wie Befunde und Arztbriefe sollten virtuell verfügbar gemacht werden, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Es ist wichtig, dass man bei jedem Schritt der Digitalisierung in der Arztpraxis stets datenschutzkonform arbeitet.
3. Das Praxisteam rechtzeitig einarbeiten
Arbeite das Praxisteam rechtzeitig in die digitalen Prozesse ein und plane genügend Zeit für die Einarbeitung ein. Es ist zu empfehlen, eine Schulung zu den neuen Systemen und zur Telematik für das gesamte Praxisteam durchzuführen, um die Arbeitsgewohnheiten systematisch umzustellen. Die Umstrukturierung der Personalplanung ist ein wichtiger Teil der Digitalisierung, damit sich das Praxisteam vollständig auf die Patientenbetreuung vor Ort konzentrieren kann.
4. Digitalisierungsmaßnahmen in der richtigen Reihenfolge durchführen
Führe die Digitalisierungsmaßnahmen in der richtigen Reihenfolge und angepasst an die bestehenden Abläufe in der Arztpraxis durch. Es ist wichtig, dass die Digitalisierung in der Arztpraxis nicht auf einmal geschieht, sondern zunächst nur einzelne Bereiche computerbasiert gestaltet werden. Führe eine IST-Analyse für zeitintensive Prozesse durch und überlege dir, wo in der Praxis eine Entlastung derzeit am sinnvollsten ist. Setze passende Ziele für die Digitalisierung in deiner Arztpraxis und finde geeignete Systeme für die stetige Umstellung.
5. Andere Ärzte nach ihren Erfahrungen fragen
Frage andere Ärzte nach ihren Erfahrungen zur Digitalisierung in ihrer Arztpraxis. Handbücher und Software-Webseiten zeigen oft nur die Funktionen und die Methoden für die Digitalisierung, aber nicht, wie gut sie im Praxisalltag funktionieren. Andere Ärzte können konkrete Erfahrungen zur elektronischen Transformation teilen und Empfehlungen für funktionierende Programme, Tools, Abläufe und Systeme aussprechen. Erfrage bei Kollegen Lösungen für typische Probleme der Digitalisierung und bleibe im ständigen Austausch mit anderen Ärzten.
6. Besondere Herausforderungen erkennen
Erkenne besondere Herausforderungen der Digitalisierung, da sie den Erfolg des Projekts maßgeblich beeinflussen können. Zeit, Kosten und Frust lassen sich deutlich reduzieren, wenn man die Hürden kennt. Bei der IT-Einführung gibt es technische, organisatorische, finanzielle, menschliche und rechtliche Herausforderungen. Bedenke, dass die Digitalisierung mit einer Investition in IT, Datenschutz, Wartung, Tools, Apps, Schulungen sowie Hard- und Software einhergeht. Für Ärzte gibt es Förderungsmöglichkeiten von Bund und Ländern zur Unterstützung der Digitalisierung in der Arztpraxis und zur Senkung von Investitionskosten.
7. Mit Digitalisierungsmaßnahmen beginnen, deren Auswirkungen besonders groß sind
Beginne mit Digitalisierungsmaßnahmen, deren Auswirkungen besonders groß sind, wie zum Beispiel mit dem Einscannen von Arztbriefen, Röntgenaufnahmen, Befunden und Behandlungen. Hinterlege die eingescannten Dokumente online im PVS und archiviere sie als elektronische Patientenakte. Es ist wichtig, mit Digitalisierungsmaßnahmen anzufangen, deren Resultat viel Zeit spart und die Patientenzufriedenheit erhöht, um Akzeptanz sowie Vertrauen zu gewährleisten. Die Online-Terminvergabe ist insbesondere eine optimale Digitalisierungsmaßnahme zur Erhöhung der Patientenzufriedenheit.
Vorteile der Digitalisierung für Ärzte
Die Vorteile der Digitalisierung für Ärzte sind, dass Ärzte optimal unterstützt werden, eine gute Arzt-Patienten-Beziehung gefördert wird und eine gesteigerte Effizienz in der Arztpraxis entsteht. Mit der Digitalisierung bewirken Ärzte eine bessere Patientenversorgung und leisten eine höhere Servicequalität vor Ort.
Eine Digitalisierung für Ärzte sorgt für weniger Bürokratie, schafft eine optimierte Praxisverwaltung und ermöglicht einen sicheren Datenaustausch von Befunden oder Patientenakten mit anderen Ärzten sowie mit Krankenhäusern. Die Digitalisierung für Ärzte entlastet das Personal und sorgt gleichzeitig für eine verbesserte Patientenkommunikation sowie Patientenbindung.
Die Vorteile der Digitalisierung für die Zahnarztpraxis, eine Praxis für Orthopädie und eine Praxis für Physiotherapie werden im Folgenden dargestellt.
Digitalisierung der Zahnarztpraxis
Die Digitalisierung der Zahnarztpraxis bietet neue Möglichkeiten, Arbeitsabläufe produktiver, präziser und patientenfreundlicher zu gestalten. Digitale Praxisverwaltungssysteme in der Zahnarztpraxis beispielsweise ermöglichen eine strukturierte Terminverwaltung, virtuelle Patientenakten und eine automatisierte Abrechnung. Computerbasierte Röntgengeräte, 3D-Bildgebungen und intraorale Scanner für die Digitalisierung verbessern die Diagnostik im zahnmedizinischen Alltag.
Digitalisierung einer Praxis für Orthopädie
Die Digitalisierung einer Praxis für Orthopädie ermöglicht eine verbesserte Diagnostik durch elektronische Bildgebung wie digitales Röntgen, Ultraschall sowie MRT- und CT-Daten. Technologiebasierte Aufklärungstools helfen Patienten, zum Beispiel Diagnosen wie Meniskusschäden oder Kreuzbandrisse besser zu verstehen. Digitale Videosprechstunden ermöglichen Verlaufskontrollen bei chronischen Krankheiten wie Arthrose oder Rückenschmerzen.
Digitalisierung einer Praxis für Physiotherapie
Die Digitalisierung einer Praxis für Physiotherapie bietet eine verbesserte Therapieplanung, denn elektronische Systeme unterstützen die Planung und Anpassung von Krankengymnastik, manueller Therapie und sportphysiotherapeutischen Reha-Programmen. Digitale Trainingspläne in der Physiotherapie ermöglichen eine patientenspezifische Auswahl von Mobilisations-, Kräftigungs- und Dehnübungen.
Arztpraxis digitalisieren mit dem fonio KI Telefonassistent
Die Arztpraxis mit dem fonio KI Telefonassistenten zu digitalisieren bedeutet, Abläufe wirtschaftlicher zu gestalten und die Patientenbetreuung zu verbessern. Unser KI Telefonassistent übernimmt eingehende Anrufe, strukturiert Anliegen und sorgt dafür, dass alle Informationen in Form von Transkripten verfügbar sind.
Mit dem Einsatz des KI Telefonassistenten in der Arztpraxis entsteht eine klare Strukturierung der Praxisprozesse, die den Arbeitsalltag des Praxisteams spürbar erleichtert. Mit dem fonio KI Telefonassistenten wird gewährleistet, dass Arzttermine automatisch vereinbart, Rückfragen beantwortet und Behandlungsdetails erläutert werden.
Unser intelligenter Telefonassistent für Arztpraxen trägt zu einer optimierten Versorgungsqualität bei, denn Patienten erleben dank des Tools eine zuverlässige Erreichbarkeit, während sich das Personal auf die medizinische Betreuung vor Ort konzentrieren kann. Der Einsatz des fonio KI Telefonassistenten senkt langfristig Kosten für die Arztpraxis, indem Ressourcen geschont und Prozesse nachhaltig verbessert werden. Mit dem KI Telefonassistenten von fonio kann man die Arztpraxis digitalisieren und dadurch einen echten Mehrwert schaffen, sowohl für das Team als auch für die Patienten.