KI Telefonassistent für Notare

Unser KI Telefonassistent bringt Notaren eine 24/7 Erreichbarkeit, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Mit dem digitalen Telefonassistenten wird der Mandantenservice am Telefon verbessert, ohne dass dafür höhere Personalkosten anfallen. Die verbesserte Verfügbarkeit dank des Telefonassistenten für Notare sorgt dafür, dass keine Anrufe und Aufträge von Mandanten übersehen werden.

Ein KI-Telefonassistent hat schnelle Reaktionszeiten, da er sich um die direkte Anrufannahme im Notariat kümmert. Der Einsatz eines virtuellen Assistenten sorgt für schnellere Abläufe und somit für eine höhere Mandantenzufriedenheit. Rufen potenzielle Mandanten beim Notar an, möchten sie umgehend eine Antwort auf ihre Frage haben, was der AI Assistent liefert, auch wenn sich der Notar gerade in einem Gespräch befindet.

Der KI Telefon Assistent übernimmt für den Notar die automatisierte Terminbuchung, indem er mit dem Anrufer einen passenden Termin abstimmt und diesen dann mit den dazugehörigen Informationen zum Mandanten in den internen Kalender einträgt. Der KI Telefon Assistent bucht je nach Fachbereich unter anderem Termine für die Beurkundung von Kaufverträgen, für Grundschuldbestellungen, für die Testamentserrichtung, für Eheverträge oder für die Gründung einer GmbH.

Der Einsatz eines KI Telefonassistenten bringt mehr Effizienz für Notare, denn der organisatorische Aufwand im Kanzleialltag wird reduziert und gleichzeitig wird die Qualität der telefonischen Mandantenkommunikation gesteigert. Viele Telefonate, die im Notariat eingehen, drehen sich um Standardfragen zu Unterlagen oder freien Terminen. Ein KI-gestützter Assistent beantwortet diese Fragen in Echtzeit ohne Zutun des Teams. Mit der Übernahme der Beantwortung der Fragen sorgt der KI-basierte Telefonassistent dafür, dass Notare sich auf die rechtliche Beratung und ihre amtlichen Pflichten konzentrieren.

Die Implementierung eines KI-Telefonassistenten reduziert die Kosten für Notare, denn er entlastet die Personalressourcen im Telefonservice. Notarkanzleien sind mit AI rund um die Uhr erreichbar, ohne dass Überstunden für Mitarbeiter notwendig sind. Mit einem KI-Telefonassistenten wird der Service für die Mandanten erhöht, es fallen aber keine zusätzlichen Kosten für Angestellte an.

Der KI Telefon Assistent von fonio führt 15 parallele Gespräche, sodass auch bei Notariaten mit einem hohen Anrufaufkommen keine Mandantenaufträge aufgrund beschäftigter Notare wegfallen. Die parallele Abwicklung von Anrufen durch die KI sorgt dafür, dass Wartezeiten für Mandanten am Telefon entfallen und sie nicht in einer Warteschleife verharren müssen. Die sofortige Anrufannahme von mehreren Anrufen erhöht die Professionalität des Notars.

Unser fonio KI Telefonassistent ist innerhalb weniger Minuten eingerichtet und einfach zu integrieren. Notare und ihre Mitarbeiter haben in den meisten Fällen wenig Zeit für zeitraubende IT-Projekte, weshalb wir die Konfiguration unseres AI Telefonassistenten so einfach wie möglich halten. So ist es auch für Notariate ohne IT-Abteilung möglich, unseren digitalen Assistenten zu nutzen und ihn in ihre Notarsoftware einzubinden. 

Der KI-Telefonassistent für Notare ist individuell anpassbar, da die Stimme und die Begrüßung sowie die Verhaltensregeln und Vorgaben zu Weiterleitungen einfach mit den Bedürfnissen des Notariats abzustimmen sind. Im Prompt für den KI-basierten Telefonassistenten hinterlegt man alle wichtigen Informationen über den Notar und zur Kanzlei, damit die KI in der Lage ist, Anrufern entsprechende Auskünfte zu geben.