Zusammenfassung
Dieser Artikel erklärt, was ein Erstgespräch ist, warum es für Vertrauen und eine erfolgreiche Zusammenarbeit entscheidend ist und wie es professionell vorbereitet, geführt und abgeschlossen wird. Du erfährst, welche Ziele ein Erstgespräch verfolgt, welche typische Dauer sinnvoll ist und wie unterschiedliche Branchen damit umgehen. Außerdem zeigt der Artikel, wie KI den Erstkontakt und die Vorbereitung unterstützen kann, ohne das persönliche Gespräch zu ersetzen.
Überblick
Ein Erstgespräch wird geführt, um das Gegenüber und sein Anliegen vor dem Abschluss eines Vertrags oder dem Beginn einer Behandlung kennenzulernen. Beim Führen eines Erstgesprächs ist es wichtig, zuzuhören, durchdachte Fragen zu stellen und den Anlass der zukünftigen Beratung oder Behandlung zu klären.
Ein Erstgespräch ist ein unverbindliches Gespräch zwischen zwei oder mehr Parteien, die die Absicht einer weiteren Zusammenarbeit haben. Der erste Eindruck ist bei einem Erstgespräch wichtig, denn das Gespräch schafft die Grundlage für die weitere berufliche Beziehung und prägt diese. Ein detaillierter Ablauf des Erstgesprächs ist unbedingt vom Experten vor- und nachzubereiten, um mit Professionalität zu überzeugen.
Der Vertrauensaufbau zwischen dem Experten und dem Klienten ist die wichtigste Funktion von Erstgesprächen. Dies geht aus dem Buch “The First Helping Interview” von S. F. Fine und P. H. Glasser hervor, das 1996 vom Verlag “Sage Publications” veröffentlicht wurde.
Möchtest du ein Erstgespräch mit einem Kunden oder Patienten planen, nutze gerne unseren KI Telefonassistenten. Der KI Telefonassistent von fonio übernimmt den Erstkontakt mit Klienten, erfragt wichtige Informationen für das Vorgespräch und beantwortet Fragen des Anrufers. Der fonio KI Telefonassistent hat Zugriff auf den internen Kalender, sodass er imstande ist, den genauen Termin für das Kennenlerngespräch mit dem Anrufer zu vereinbaren.
Erstgespräche sind dazu da, um Informationen auszutauschen, Bedürfnisse zu klären und Ziele einer möglichen Zusammenarbeit zu setzen. Die bevorstehende Behandlung oder Betreuung wird im Erstgespräch geplant, während ein Vertrauensverhältnis aufgebaut wird. Erstgespräche werden zum Beispiel bei der Beratung und im Coaching, im Gesundheitswesen, bei der Psychotherapie und als Bewerbungsgespräch geführt.
Auf dieser Seite geben wir dir eine vollständige und einfache Anleitung mit Tipps, wie man am besten ein Erstgespräch führen kann.
1. Vorbereitung auf das Erstgespräch
Für die Vorbereitung auf das Erstgespräch ist es wichtig, dass du die Vorabinformationen vom Kunden oder Patienten durchliest, die dir beim Erstkontakt genannt wurden. Du solltest aus den Vorabinformationen des Klienten herausfinden, was seine Ausgangssituation ist und was seine Wünsche oder Probleme sind.
Hast du noch keine ausreichenden Vorabinformationen vom Klienten erhalten, sende ihm Frage-, Beobachtungs- oder Anamnesebögen, die er bis zum Erstgespräch ausfüllen und an dich zurückschicken soll. Neben den vom Klienten zur Verfügung gestellten Daten solltest du auch eigenständig Informationen zum Kunden oder Patienten sammeln. Handelt es sich um eine Beratung oder Betreuung eines Unternehmens, sollte man optimalerweise bereits vor dem Erstgespräch die relevanten Zielgruppen herausfinden.
Auf der Grundlage der Vorabinformationen solltest du für die Vorbereitung mögliche Problemlösungen finden und erste Hypothesen aufstellen. Verschaffe dir einen Überblick über die Situation und Bedürfnisse des Klienten und notiere dir wichtige Fragen, die du während des Erstgesprächs stellen möchtest. Es ist wichtig, dass das Erstgespräch im Vorfeld strukturiert und ein roter Faden geplant wird.
Für die Vorbereitung auf das Erstgespräch sollte mit dem Klienten der passende Ort für das Gespräch abgestimmt werden. Achte darauf, die Räumlichkeiten für das Gespräch entsprechend herzurichten und eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, wenn du und dein Klient euch auf ein erstes Gespräch in deinem Büro geeignet habt.
Erstgespräch Vorbereitung Checkliste
Hier stellen wir dir eine Checkliste für die Erstgespräch Vorbereitung zur Verfügung.
- Vorabinformationen vom Klienten durchlesen
- Wünsche, Probleme und Bedürfnisse des Klienten ermitteln
- Weitere Informationen zum Klienten und zur Zielgruppe des Unternehmens sammeln
- Erste Problemlösungen finden und Hypothesen aufstellen
- Fragen für den Klienten notieren
- Struktur für das Erstgespräch schaffen
- Räumlichkeiten für ein Vor-Ort-Gespräch herrichten
2. Wähle einen guten Gesprächseinstieg
Für das Erstgespräch solltest du einen guten Gesprächseinstieg wählen, damit du deinem Gegenüber eine warme Atmosphäre bietest und von Beginn an eine authentische Autorität ausstrahlst. Beginne das Erstgespräch mit einer Begrüßung und stelle dich selbst sowie dein Unternehmen oder deine Praxis vor.
Nicht nur du, sondern auch der Klient sollte sich und sein Anliegen eingangs vorstellen. Erkläre dem Klienten den Ablauf des Gesprächs und fasse bereits erste Erkenntnisse aus den Vorabinformationen zusammen. Es ist wichtig, dass du direkt am Anfang des Erstgesprächs für einen Vertrauensaufbau sorgst, damit ein guter erster Eindruck entsteht und Transparenz geschaffen wird.
Sorge dafür, dass das erste Gespräch direkt eine ideale Mischung aus strukturiertem Ablauf und flexibler Reaktion auf Fragen sowie Einwände des Klienten ist. Flexibilität und Professionalität sind bei einem Erstgespräch besonders wichtig. Es ist hilfreich, den Kunden oder Patienten von Beginn an zum Sprechen zu ermutigen, damit du so viele Informationen wie möglich über ihn zusammentragen kannst.
3. Lege die Ziele des Erstgesprächs fest
Basierend auf den Ergebnissen des Eingangsgesprächs legst du gemeinsam mit dem Klienten die Ziele des Erstgesprächs fest. Die Ziele des Erstgesprächs sollten klar sowie realistisch sein und die Anliegen des Klienten einbeziehen. Es ist möglich, dass es nach dem Erstgespräch zu weiteren Gesprächen kommt.
Mögliche Ziele des Erstgesprächs können zum Beispiel sein, die Erwartungen des Kunden an die gemeinsame Zusammenarbeit festzuhalten, eine Diagnose zu stellen oder den Bewerber kennenzulernen und seine Eignung für einen bestimmten Job zu bestimmen. Für die Festlegung der Ziele sind eine detaillierte Analyse der Ausgangssituation des Klienten, die genaue Benennung des Problems und die Änderungswünsche wichtig.
Nenne dem Klienten im Erstgespräch bei der Zielfestlegung bereits mögliche Lösungsansätze und deine Methoden für die Bewältigung seiner Herausforderungen. Notiere die maßgeschneiderten, bedarfsorientierten Ziele, die dafür benötigten Ressourcen sowie die Maßnahmen deinerseits, die für das Erreichen der Ziele notwendig sind.
Beim Festlegen der Ziele im Erstgespräch ist es wichtig, keine voreiligen Diagnosen zu stellen, bevor du eine detaillierte Analyse angestellt hast. Voreilige Diagnosen sind besonders in der Psychotherapie gefährlich, um Stigmatisierung und Überdiagnose zu vermeiden. Das zeigte die Studie “The first consultation with a depressed patient: A qualitative study of GPs’ approaches to diagnosis” von B. Arroll et al., die 2022 in der Zeitschrift “Journal of Family Medicine and Primary Care” erschien.
Vergewissere dich, dass du während der Zielfestlegung stets den Kunden oder den Patienten mit einbindest und aktiv zuhörst, damit seine individuellen Bedürfnisse vollständig verstanden werden. Die gemeinsame Zielsetzung im Erstgespräch ist der erste Schritt zu einer geschäftlichen Zusammenarbeit.
4. Sorge für eine optimale Gesprächsdauer
Sorge beim Erstgespräch für eine optimale Gesprächsdauer, die je nach Thema etwa bei 20 - 60 Minuten liegt. Vertriebs- und Erstkundengespräche dauern meist zwischen 20 und 30 Minuten. Ein Bewerbungsgespräch sollte etwa 30 - 45 Minuten dauern und ein Beratungs- oder ein Therapie-Erstgespräch ungefähr 45 bis 60 Minuten.
Ein Erstgespräch sollte nicht weniger als 20 Minuten und nicht länger als eine Stunde dauern. Ist die Dauer des ersten Gesprächs länger als eine Stunde, sinkt die Aufmerksamkeit, und wenn es in weniger als 20 Minuten geführt wird, wirkt es oberflächlich. Es ist wichtig, dass du stets beim Thema bleibst und den roten Faden aus der Vorbereitung einhältst.
Kommuniziere am besten am Anfang des Gesprächs, wie lange das Erstgespräch dauern wird, um Orientierung für beide Parteien zu schaffen. Ein optimales Zeitmanagement ist bei Erstgesprächen unerlässlich, weshalb du stets die Zeit im Blick behalten solltest. Es ist entscheidend, dass beim Erstgespräch beide Seiten genug Raum erhalten, das Gespräch klar strukturiert ist und die Zeit zielorientiert genutzt wird.
5. Beantworte offene Fragen
Beantworte offene Fragen des Kunden oder des Patienten, um Missverständnisse zu vermeiden und Unklarheiten zu beseitigen. Ermutige den Klienten stets, Fragen zu stellen, denn eine aufrichtige Kommunikation ist von Beginn an wichtig. Klare, ehrliche Antworten deinerseits vermitteln Sicherheit und bauen Vertrauen auf.
Die Beantwortung der offenen Fragen beim Erstgespräch ermöglicht dir, deine Kompetenz unter Beweis zu stellen. Mit dem Stellen von Fragen wird der Klient nicht nur beraten, sondern beteiligt sich an der Gestaltung des Gesprächs. Hat der Klient keine Fragen mehr, teile ihm mit, wie er dich in Zukunft erreichen kann, falls doch noch Fragen seinerseits aufkommen sollten.
6. Automatisiere Erstgespräche mit KI
Automatisiere Erstgespräche mit KI, damit zeitraubende Aufgaben abgenommen werden. Während KI zwar digital per Chat-, Voice- oder Videobots erste Gespräche führen kann, sollten persönliche Erstgespräche jedoch von Menschen übernommen werden. Besonders im Medizinwesen sollten Erstgespräche nicht von KI geführt werden.
Künstliche Intelligenz kann bei der Vorbereitung von Erstgesprächen eingesetzt werden, um die Vorabinformationen zu strukturieren und passende Fragen an den Klienten herauszufiltern. Ein KI Telefonassistent wie zum Beispiel der von fonio ist imstande, 24/7 Anrufe anzunehmen und dabei den Erstkontakt mit dem Klienten herzustellen.
Beim zeitfressenden Erstkontakt beantwortet der KI Telefonassistent bereits erste Fragen und nimmt wichtige Informationen zur Vorbereitung auf das Erstgespräch entgegen. Der KI Telefonassistent vereinbart entweder mit dem Anrufer den Termin für das Erstgespräch und trägt diesen in den unternehmensinternen Kalender ein oder arrangiert einen Rückruf. Unser KI Telefonassistent führt vor dem Erstgespräch Vorabgespräche mit dem Kunden oder Patienten, damit du dich auf die vorstrukturieren Inhalte konzentrieren kannst.
7. Beende das Erstgespräch mit dem gewünschten Ergebnis
Beende das Erstgespräch mithilfe der vorgestellten Techniken mit dem gewünschten Ergebnis und ziehe ein Resümee des Gesagten sowie des Besprochenen. Kläre mit dem Klienten das weitere Vorgehen und plane, ob es weitere Gespräche geben soll, welche Maßnahmen von dir ergriffen werden oder welche Behandlungen für den Patienten anstehen.
Ein Erstgespräch sollte immer so beendet werden, dass der Klient sich verstanden, informiert und motiviert fühlt. Mit einer wertschätzenden Verabschiedung sowie einem positiven Blick in die Zukunft wird das Erstgespräch abgerundet und der Klient verlässt das Gespräch mit einem Gefühl von Sicherheit.
Was kostet ein Erstgespräch?
Ein Erstgespräch kostet zwischen 40 € und 300 €. Die Kosten für ein Erstgespräch unterscheiden sich je nach der Unternehmensbranche. Privatärztliche Erstgespräche kosten 40 € bis 120 €. Erstgespräche beim Rechtsanwalt kosten zwischen 50 € und 190 €. Ein Erstgespräch beim Psychotherapeuten kostet privat 70 € bis 150 €.
Beim Steuerberater kosten erste Gespräche zwischen 80 € und 250 €. Ein Erstgespräch beim Architekten kostet in den meisten Fällen 100 € bis 300 €. Einige Dienstleister wie Coaches, Lebensberater, Friseure oder Immobilienmakler bieten ein kostenloses Erstgespräch an. Eine KI Automatisierung könnte dabei helfen, die Kosten für das Kennenlerngespräch um 20 - 30 % zu senken, da die Vorbereitung und die Terminvereinbarung weniger Zeit in Anspruch nehmen.
Verschiedene Arten von Erstgesprächen führen
Unternehmen und Ärzte führen verschiedene Arten von Erstgesprächen, die wichtig für die Zusammenarbeit sind. Das erste persönliche Gespräch entscheidet über Vertrauen, Offenheit und die weitere berufliche Beziehung. Die Anforderungen und Schwerpunkte der Erstgespräche unterscheiden sich je nach Branche und Zielgruppe.
Im Folgenden stellen wir dir vor, wie ein Erstgespräch bei der Psychotherapie, mit Kunden, mit Patienten und in der Pflege in einzelnen Phasen geführt wird.
Erstgespräch bei der Psychotherapie führen
Ein Erstgespräch bei der Psychotherapie wird als zentraler Einstieg in den therapeutischen Prozess geführt. Das Erstgespräch bei der Psychotherapie gilt dem gegenseitigen Kennenlernen, der diagnostischen Einschätzung und der Klärung der Therapieziele. Für die Vorbereitung auf das Kennenlerngespräch bei der Psychotherapie sind die Informationen aus dem Anamnesebogen zu sichten, um ein strukturiertes Gespräch zu gewährleisten.
Während des Erstgesprächs ist es wichtig, dass der Psychotherapeut Empathie aufbaut und eine Atmosphäre der Sicherheit schafft. Ein aktives Zuhören und eine empathische Validierung sind beim Erstgespräch in der Psychotherapie wichtig. Aus dem Erstgespräch sollte vom Psychotherapeuten eine erste Einschätzung und die Behandlungsplanung hervorgehen. Künstliche Intelligenz sollte bei der Psychotherapie ausschließlich für die strukturierte Vorbereitung und die Zusammenfassung von Sitzungen genutzt werden. Der persönliche Kontakt mit Patienten ist stets dem Psychotherapeuten zu überlassen.
Erstgespräch mit Kunden führen
Ein Erstgespräch mit Kunden wird geführt, indem man sich zunächst mit einer Kundenrecherche, einer Zieldefinition und einem Leitfaden auf das Gespräch vorbereitet. Schaffe beim Erstgespräch mit Kunden eine angenehme Gesprächsatmosphäre und sorge für eine vertrauensvolle Basis für das Finden gemeinsamer Lösungen. Die Bedarfsermittlung und die Lösungsdarstellung sind ein wichtiger Teil des Erstgesprächs mit Kunden.
KI ist imstande, bei vielen Teilen des Erstgesprächs mit Kunden zu unterstützen. Die Künstliche Intelligenz recherchiert beispielsweise automatisch Kundendaten, spezifische Brancheninformationen und relevante Markttrends. Basierend auf den recherchierten Daten generiert die KI einen passenden Gesprächsleitfaden und personalisierte Fragen, um das Erstgespräch mit dem Kunden optimal vorzubereiten.
Erstgespräch mit Patienten führen
Ein Erstgespräch mit Patienten wird geführt, indem ausreichend Informationen zu den Beschwerden des Patienten gesammelt werden. Ein Erstgespräch ist bei Patienten wichtig, um eine diagnostische Grundlage für die weitere Versorgung zu schaffen. Im Mittelpunkt des Erstgesprächs steht eine patientenzentrierte Kommunikation, die sowohl fachlich strukturiert als auch empathisch geführt wird.
Zur Vorbereitung auf das Erstgespräch sollte man sich den Anamnesebogen und die Patientenakte durchlesen, um sich bestmöglich auf den Patienten und seine Situation einzustellen. Während des ersten Gesprächs mit dem Patienten sollten bisherige Symptome und der Krankheitsverlauf geklärt werden, damit der Arzt eine eindeutige Anamnese durchführen kann.
Der Abschluss des Erstgesprächs mit dem Patienten fasst das Gespräch noch einmal zusammen und legt den Behandlungsplan dar. Künstliche Intelligenz kann beim Erstgespräch mit Patienten zum Beispiel die Auswertung des Anamnesebogens oder die Zusammenfassung der elektronischen Patientenakte übernehmen.
Erstgespräch in der Pflege führen
Ein Erstgespräch in der Pflege wird geführt, um eine Basis für eine vertrauensvolle Pflegebeziehung zu schaffen. Das Ziel des Erstgesprächs in der Pflege ist es, den Pflegebedarf individuell zu erfassen, die Lebenssituation zu verstehen und eine professionelle Beziehung zwischen Pflegekraft und Patient aufzubauen.
Vor dem Erstgespräch sind die Pflegeanamnese und -diagnose einzusehen, um Struktur für das Gespräch zu schaffen. Während des Gesprächs in der Pflege ist es wichtig, Vertrauen und Offenheit zu ermöglichen. Es ist notwendig, dass die Pflegekraft bereits beim Erstgespräch ein vollständiges, individuelles Pflegebild erhält und den Menschen ganzheitlich versteht. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ist in der Pflege möglich, um zum Beispiel wichtige Daten aus Arztberichten oder der elektronischen Pflegeakte zusammenzufassen.
KI Erstgespräche mit fonio
KI Erstgespräche sind mit fonio möglich, denn unser KI Telefonassistent ist in der Lage, besonders bei der Vorbereitung der Gespräche zu helfen. Der KI Telefonassistent von fonio übernimmt zum Beispiel den Erstkontakt und stellt dem Anrufer für das Erstgespräch Fragen zu persönlichen Daten, Anliegen und Wünschen.
Der KI Telefonassistent ist in der Lage, Verfügbarkeiten des Unternehmens zu prüfen und freie Termine mit dem Anrufer für das Erstgespräch abzustimmen. Verbindet man den fonio KI Telefonassistenten mit dem CRM-System, beantwortet der virtuelle Assistent dem Anrufer bereits Fragen zum Unternehmen oder zur Praxis. Hat der digitale Assistent Zugriff zum internen Kalender, trägt er den vereinbarten Termin selbstständig in den Kalender ein.
Bei fonio wird jedes Gespräch mit dem KI Telefonassistenten für eine bessere Nachvollziehbarkeit transkribiert. Das Kennenlerngespräch selbst sollte jedoch besonders bei der Psychotherapie, beim Facharzt oder in der Pflege persönlich von Menschen geführt werden. Das persönliche Erstgespräch ist notwendig, um Empathie, Respekt, Emotionalität und Professionalität zu zeigen.
Wir bei fonio sind auf die Bereitstellung eines KI Telefonassistenten spezialisiert, der Unternehmen und Praxen hilft, Anrufe für den Erstkontakt effizient zu bearbeiten und Termine für das Erstgespräch zu vereinbaren. Über 3000 Kunden sind bereits begeistert von unserem fonio KI Telefonassistenten.