Geschäftsprozesse digitalisieren: Bedeutung, Anleitung und Vorteile

Unternehmen digitalisieren ihre Geschäftsprozesse, um Abläufe zu verbessern und flexibel zu gestalten. Geschäftsprozesse werden vor allem in den Bereichen Vertrieb, Produktion, Logistik und Einkauf digitalisiert. Die computergestützte Prozessoptimierung steigert Effizienz und Transparenz im Unternehmen.

Die Prozessdigitalisierung im Unternehmen ist wichtig, um die Mitarbeiter zu entlasten und Kosten zu reduzieren. Die digitale Transformation sorgt für Automatisierung, Optimierung und Vernetzung von Prozessen, sodass Arbeitsabläufe mit dem Einsatz computergestützter Tools vereinfacht werden. Durch die Digitalisierung werden Informationen schneller erfasst, verarbeitet und bereitgestellt.

Unternehmen, die eine Digitalisierung anstreben, müssen nicht nur über digitale Ressourcen verfügen, sondern auch Fähigkeiten in den Bereichen der digitalen Flexibilität, Vernetzung und Big-Data-Analytik erwerben sowie beherrschen. Dies zeigte die Studie “Digital transformation: A multidisciplinary reflection and research agenda” von P. C. Verhoef et al., die 2021 in der Zeitschrift “Journal of Business Research” erschien.

Mit der Digitalisierung von Unternehmensabläufen werden Fehlerquellen reduziert und Abläufe standardisiert. Eine durchgehend elektronische Verfügbarkeit ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und erhöht die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens auf Marktveränderungen. Wir bei fonio stellen dir einen intelligenten KI Telefonassistenten zur Verfügung, der dir bei der Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse zur Seite steht und automatisierte Abläufe übernimmt.

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Was bedeutet es, Geschäftsprozesse zu digitalisieren?

Geschäftsprozesse zu digitalisieren bedeutet, analoge Abläufe mit digitalen Technologien zu optimieren. Digitalisierung von Geschäftsprozessen heißt, dass Mitarbeiter dank modernster Technik weniger Zeit für Routinearbeit aufwenden und Prozesse mit einer Digitalisierungsstrategie komplett digital abgebildet werden.

Die Digitalisierung ist für die Automatisierung, Reduzierung und Optimierung von Arbeitsabläufen wichtig. Im Unternehmen werden elektronische Komponenten eingesetzt, um die Qualität, Produktivität und Kosten zu optimieren. Für die digitale Transformation der Unternehmensabläufe muss zu Beginn eine IST-Analyse als Bestandsaufnahme durchgeführt werden, um die aktuelle Prozesslandschaft und die manuellen Abläufe auf Effektivität zu analysieren.

Bei einer Bestandsaufnahme werden Schwachstellen identifiziert und Digitalisierungsmaßnahmen können genauer formuliert werden. Das Eingehen auf die Kundenbedürfnisse spielt bei der Digitalisierung der Unternehmensprozesse eine wichtige Rolle, denn die Akzeptanz der Kunden gegenüber den Maßnahmen muss gegeben sein.

Die Geschäftsabläufe zu digitalisieren bedeutet, prozessorientiertes Denken im Unternehmen zu etablieren und mehr als nur Papierdokumente durch elektronische Formate zu ersetzen. Digitalisierung der Arbeitsabläufe heißt nicht nur, sie zu digitalisieren, sondern sie mit digitalen Tools neu zu gestalten. Die Prozessdigitalisierung ist für Unternehmen essenziell für die Zukunftssicherung, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

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Wie kann man Geschäftsprozesse digitalisieren?

Man kann Geschäftsprozesse digitalisieren, indem man digitale Verwaltungsprogramme nutzt und wiederkehrende Aufgaben mit KI automatisiert. Für die digitale Transformation der Geschäftsprozesse ist es zu empfehlen, einen KI Telefonassistenten zu verwenden und effiziente digitale Prozesse zu erstellen.

Wie man Geschäftsprozesse effizient digitalisieren kann, präsentieren wir im Folgenden detailliert.

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1. Nutze digitale Verwaltungsprogramme

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Nutze digitale Verwaltungsprogramme und Prozessmanagementsoftware, um deine Geschäftsprozesse erfolgreich zu digitalisieren. Mögliche Software-Lösungen für die Digitalisierung von Unternehmensabläufen sind unter anderem das Customer Relationship Management (CRM) für die Kundenbeziehungsprozesse oder ein Dokument-Management-System (DMS) für Dokumentdigitalisierungsprozesse.

Als Verwaltungsprogramme für die Prozessdigitalisierung in Unternehmen eignen sich ERP Software für Kernprozesse und spezielle Finanzbuchhaltungssysteme für Rechnungswesenprozesse. Für die digitale Transformation von Geschäftsabläufen nutzen viele Unternehmen eine Business Process Management Software (BPMS) für strategische Unternehmensprozesse, eine Betriebsdatenerfassungssoftware (BDE) für Produktionsprozesse und Lagerverwaltungssysteme für Logistik und Lagerung.

Es ist wichtig, dass man geeignete Soft- und Hardware für die Digitalisierung von Unternehmensprozessen aussucht, die sich nahtlos in die aktuellen Abläufe integriert. Führe nicht zu viele Verwaltungsprogramme in deinem Unternehmen ein, um eine unnötig hohe Komplexität zu vermeiden.

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2. Automatisiere wiederkehrende Aufgaben mit KI

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Automatisiere wiederkehrende Aufgaben mit KI, um die Effizienz zu steigern und Unternehmensziele zu erreichen. Besonders bei manuellen, wiederkehrenden und regelbasierten Routineaufgaben im Unternehmen ist es möglich, diese durch KI zu ersetzen. KI ist unter anderem in der Lage, Rechnungen und Verträge auszulesen sowie Dokumente im Rahmen der Digitalisierung der Geschäftsprozesse zu prüfen.

Der Kundenservice im Unternehmen kann optimal durch KI automatisiert werden, indem zum Beispiel Chatbots, automatische Antworten per E-Mail oder Terminvereinbarungen am Telefon übernommen werden. Der Einsatz von KI entlastet Mitarbeiter besonders bei Standardanfragen, solange klare Regeln gesetzt und Daten genau strukturiert werden.

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3. Verwende einen KI Telefonassistent

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Verwende einen KI Telefonassistenten, der die Anrufannahme im Unternehmen rund um die Uhr übernimmt. Der KI Telefonassistent für die Digitalisierung ist imstande, das Anliegen des Anrufers zu verstehen, einfache Anfragen umzusetzen und häufige Fragen zum Unternehmen zu beantworten. Bei komplexen Fällen leitet der virtuelle Telefonassistent den Anrufer an einen menschlichen Mitarbeiter weiter.

Ist der KI Telefonassistent mit dem unternehmensinternen Kalender verknüpft, kümmert er sich am Telefon um die Vereinbarung, Stornierung und Änderung von Terminen mit Kunden. Mit einem KI Telefonassistenten im Unternehmen werden eine schnelle Bearbeitung wiederkehrender Telefonanfragen, eine 24/7-Verfügbarkeit und die Verbesserung des Kundenservices ermöglicht.

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4. Erstelle effiziente digitale Prozesse

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Erstelle effiziente digitale Prozesse, indem du bestehende Unternehmensabläufe analysierst, unnötige Schritte im Prozess eliminierst und wiederkehrende Aufgaben automatisierst. Unternehmensprozesse sollten so digitalisiert werden, dass sie flexibel, transparent und leicht anpassbar sind. Analoge Abläufe sollten nicht einfach nur digitalisiert, sondern hinterfragt und neu strukturiert werden.

Mögliche effiziente Digitalisierungsprozesse im Unternehmen sind zum Beispiel die digitale Buchhaltung, computergestützte Rechnungen und elektronische Archivierung. Computergestützte Abläufe im Unternehmen teilen sich in kundenbezogene Kernprozesse und administrative Aufgaben. Kundenbezogene Kernprozesse sind beispielsweise der Kundenservice, der Vertrieb und die Produktion. Administrative Aufgaben sind unter anderem die Finanzbuchhaltung, der Einkauf, die Postbearbeitung, die Logistik, die Terminplanung und das Personalwesen.

Konzentriere dich bei der Erstellung von effizienten digitalen Prozessen auf die Abläufe, die die höchste Priorität und den höchsten Nutzen für die Kunden haben. Nur mit der Akzeptanz der digitalen Transformation durch die Kunden wird die Prozessdigitalisierung im Unternehmen erfolgreich sein. Es sollten nicht alle Geschäftsabläufe auf einmal digitalisiert werden.

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5. Ersetze Papierdokumente durch elektronische Formulare

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Ersetze Papierdokumente durch elektronische Formulare, um analog vorliegende Informationen digital bei Kunden bereitzustellen. Für die Umwandlung von Papierdokumenten zu elektronischen Formularen muss man zunächst die vorhandenen Dokumente einscannen und zukünftig für eine digitale Erfassung der Daten sorgen. Elektronische Formulare werden direkt in ERP-, CRM- oder DMS-Systeme integriert.

Mit elektronischen Formularen werden Geschäftsprozesse schneller, es wird weniger Papier genutzt und Druck- sowie Lagerkosten werden gespart. Bei elektronischen Formularen wird automatisch protokolliert, wer zu welcher Zeit was eingetragen oder genehmigt hat, was zu einer besseren Nachverfolgbarkeit führt. Pflichtfelder und automatische Berechnungen in elektronischen Formularen verhindern unvollständige oder fehlerhafte Eingaben.

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6. Beziehe dein Team in die Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit ein

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Beziehe dein Team in die Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit ein, um gute Ideen und kreative Lösungen für die digitale Transformation aus dem gesamten Team zu erhalten. 

Es ist wichtig, dass die Ziele für die Digitalisierung mit Mitarbeitern geteilt und ein passendes Projektteam zusammengestellt wird. Gemeinsam mit den Mitarbeitern erstellt man einen Strukturplan für die Prozessdigitalisierung, verteilt Verantwortlichkeiten und schult die Arbeitnehmer für das Change Management. Die aktive Einbindung der Mitarbeiter im Prozess der Digitalisierung erhöht die Zufriedenheit und Motivation der Angestellten.

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Was sind die Vorteile der Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind die Steigerung der Effizienz im Unternehmen, die schnellere Arbeitsweise und die bessere Nachverfolgbarkeit von Abläufen. Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird die Kommunikation optimiert und die Produktivität am Arbeitsplatz erhöht.

Die Prozessdigitalisierung beschleunigt Geschäftsabläufe, bietet Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil und sorgt für enorme Kosteneinsparungen. Eine digitale Transformation ermöglicht eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch die Arbeitsentlastung und durch weniger Zeitaufwand bei manuellen Aufgaben. Aufgrund der Fokussierung auf die Kundenbedürfnisse bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen erreicht man eine bessere Kundenzufriedenheit und gleichzeitig einen höheren Geschäftserfolg.

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Geschäftsprozesse digitalisieren mit fonio

Geschäftsprozesse digitalisieren mit fonio bedeutet, deine telefonische Kundenkommunikation effizient zu automatisieren und Routineaufgaben sowie Unternehmensabläufe mit Künstlicher Intelligenz zu vereinfachen. Unser leistungsstarker KI Telefonassistent übernimmt deine Anrufbearbeitung im Unternehmen.

Der fonio KI Telefonassistent geht automatisch ans Telefon, begrüßt den Anrufer freundlich und bearbeitet Anfragen automatisch. Termine werden vom virtuellen Telefonassistenten selbstständig vereinbart und bei passender Implementierung auch in den Kalender des Unternehmens eingetragen.

Unser KI Telefonassistent ermöglicht eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen wie CRM und Datenbanken für die intelligente Vernetzung der Unternehmensabläufe. Der fonio Telefonassistent lässt sich in wenigen Minuten einrichten und ist so gestaltet, dass keine technischen Vorkenntnisse notwendig sind. Mit fonio kannst du deine Geschäftsprozesse digitalisieren und sie gleichzeitig schneller sowie effizienter machen.

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