Lieferantengespräch führen: 7 Schritte Leitfaden 2025

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Ein Lieferantengespräch gut zu führen ist wichtig für den Geschäftserfolg und anhaltende Partnerschaften. Ein Lieferantengespräch wird zwischen einem Einkaufsleiter eines Betriebs  und einem neuen oder bestehenden Lieferanten geführt. Lieferantengespräche finden persönlich, am Telefon oder per Videoschaltung statt.

Das Ziel eines Lieferantengesprächs ist der Vertrauensaufbau zwischen Verkäufer und Käufer sowie die Ermöglichung einer problemlosen Lieferkette. Lieferantengespräche sind entscheidend für die geschäftliche Partnerschaft mit Lieferanten, weshalb die Vorbereitung auf das Gespräch die Grundlage für eine erfolgreiche Verhandlung und Zusammenarbeit ist.

Ein Lieferantengespräch und die daraus entstehende Geschäftsbeziehung werden von den beiderseitigen Erwartungen, der Höhe der Kosten, dem Nutzen und der menschlichen Interaktion geprägt. Dies zeigte die Studie “Supplier experience as antecedent to supplier satisfaction - An explorative study of SMEs” von A. Rajala et al., die 2025 in der Zeitschrift “Industrial Marketing Management” veröffentlicht wurde.

Wir von fonio haben einen KI Telefonassistenten entwickelt, der Käufer bei der Vorbereitung auf Lieferantengespräche unterstützt, indem er den Erstkontakt mit dem Verkäufer übernimmt. Unser KI Telefonassistent nimmt die Anrufe des Lieferanten entgegen, vereinbart mit ihm den Termin für das Lieferantengespräch und stellt Fragen zu den Lieferantenbedingungen des Verkäufers. Mit unserem KI Telefonassistenten werden Käufer entlastet und haben mehr Zeit, sich auf das Lieferantengespräch vorzubereiten.

Beim Lieferantengespräch selbst sind aktives Zuhören, langsames Sprechen, die passende Körpersprache und Blickkontakt wichtig, um ein überzeugendes Gespräch zu führen. Lieferantengespräche finden zum Beispiel in der Gastronomie, in der Automobilindustrie, in der Pharmabranche, im Einzelhandel und im Tourismus statt.

Wir stellen dir im Folgenden eine vollständige und einfache Anleitung mit Tipps zum Lieferantengespräch führen zur Verfügung.

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1. Vorbereitung auf das Lieferantengespräch

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Die gründliche Vorbereitung auf das Lieferantengespräch ist sehr wichtig, um den Gesprächserfolg und die Vollständigkeit des Gesprächs sicherzustellen. Je besser die Vorbereitung ist, desto höher ist deine Verhandlungssicherheit im Lieferantengespräch.

Für die Vorbereitung auf das Lieferantengespräch formuliert man die eigenen Bedürfnisse, die Bedingungen für eine Zusammenarbeit, realistische Ziele, Erwartungen für das Gespräch und passende Argumente für die Forderungen. Die während der Vorbereitung formulierten Zahlen, Daten und Fakten werden schriftlich festgehalten und in das Lieferantengespräch mitgenommen.

Führe als Vorbereitung eine Recherche über den Lieferanten und über seine Marktanteile sowie Angebote durch und recherchiere Vergleichspreise. Eine Lieferantenbewertung ist ein wichtiger Teil des Supply-Chain-Managements (SCM) und essenziell für den Erfolg des SCM. Dies geht aus dem Buch “Multivariate Lieferantenbewertung - Empirisch gestützte Konzeption eines anforderungsgerechten Bewertungssystems” von C. G. Janker hervor, das 2004 vom Deutschen Universitätsverlag Wiesbaden veröffentlicht wurde.

Fertige eine Liste mit Fragen für den Lieferanten und wichtigen Themen während des Lieferantengesprächs an. Es ist wichtig, verschiedene Verhandlungsmöglichkeiten durchzugehen und den eigenen Verhandlungsrahmen festzulegen, um sich auf Gegenargumente oder Vorschläge des Lieferanten einzustellen. Eigne dir für das Lieferantengespräch gute Verhandlungstaktiken an. 

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2. Beginne das Lieferantengespräch respektvoll und mit einem Plan

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Beginne das Lieferantengespräch respektvoll und mit einem Plan, denn der erste Eindruck bildet die Basis für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung und ist für den weiteren Verlauf des Gesprächs wichtig. Starte in das Lieferantengespräch mit einer freundlichen Begrüßung und stelle dich sowie dein Unternehmen vor.

Sorge von Anfang an für eine offene Kommunikation, um eine langfristige Kooperation mit dem Lieferanten zu gewährleisten. Erkläre deinem Gegenüber, was deine Ziele für das Lieferantengespräch sind und lege dar, welche Themen, wie zum Beispiel die Preisverhandlung, Qualitätsprobleme oder kürzere Lieferzeiten, du im Gespräch angehen möchtest.

Behandle den Lieferanten im Gespräch als Partner auf Augenhöhe, nicht nur als Kostenfaktor und sei stets an gegenseitigen Lösungen interessiert. Ein klar dargelegter Plan und ein höflicher Umgang von Beginn des Lieferantengesprächs verhindern Abschweifungen, steigern die Effizienz und stärken eine langfristige Partnerschaft, besonders auch in Krisenzeiten oder bei Lieferengpässen.

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3. Sorge für eine klare Struktur

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Sorge für eine klare Struktur, damit du während des Lieferantengesprächs stets einem roten Faden folgst. Halte dich an eine vorher festgelegte, konkrete Verhandlungsführung und bedenke, dass Flexibilität bei Lieferantengesprächen wichtig ist, um Diskussionen erfolgreich zu führen sowie gemeinsam Kompromisse zu finden.

Ein optimales Lieferantengespräch beginnt mit einer Begrüßung und kurzen Vorstellung, bevor die Präsentation deiner Bedarfsanalyse folgt. Bei der Bedarfsanalyse erklärst du dem Lieferanten, welche Produkte oder Dienstleistungen mit welcher Qualität und welchen Bedingungen benötigt werden. Nach der Bedarfsanalyse folgt die Verhandlung über Preise, Lieferungszeiten und Zahlungen mit dem Verkäufer.

Beim Lieferantengespräch ist es wichtig, dass man gemeinsam Lösungen findet, mit denen beide Parteien glücklich sind. Der Abschluss eines Lieferantengesprächs umfasst eine Zusammenfassung der festgelegten Vertragsbedingungen und des weiteren Vorgehens, wobei gleichzeitig noch offene Fragen geklärt werden.

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4. Priorisiere die wichtigen Themen

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Priorisiere die wichtigen Themen, damit diese beim Lieferantengespräch nicht vernachlässigt werden. Ohne Priorisierung der wichtigen Themen droht das Gespräch in Nebenthemen abzuschweifen, was schnell zu Zeitdruck, dem Fehlen klarer Ergebnisse und der Entstehung von Missverständnissen über die eigentlichen Ziele führt.

Wichtige Themen bei Lieferantengesprächen sind die erwartete Qualität der Produkte, die Verhandlung passender Preise für die gelieferten Produkte und die eigene Preisobergrenze. Die Lieferkonditionen wie Lieferungszeiten, Lieferfristen und Lieferrantentermine sowie die Zahlungsfristen und die Vertragsbedingungen müssen unbedingt beim Lieferantengespräch besprochen werden.

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5. Behalte die Kosten im Blick

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Behalte beim Lieferantengespräch immer die Kosten im Blick, um einen fairen Einkaufspreis auszuhandeln. Berufe dich im Gespräch auf deinen Preisrahmen sowie dein Budget und vergewissere dich, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt. Halte abgesprochene Preise schriftlich fest, damit es nicht zu Irrtümern kommt.

Das Lieferantengespräch dient dazu, einen Eindruck davon zu gewinnen, wie der Lieferant die Festlegung der Preise für Dienstleistungen oder Produkte einschätzt. Erhebe vor dem Gespräch immer Vergleichspreise, sodass du während des Lieferantengesprächs in der Lage bist, Marktpreise heranzuziehen. Führe beim Lieferanten eine Preisstrukturanalyse durch, damit du die angeführten Kosten verstehen und nachvollziehen kannst.

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6. Automatisiere Lieferantengespräche mit KI

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Automatisiere Lieferantengespräche mit KI, sodass die Künstliche Intelligenz bei der Vorbereitung hilft. KI unterstützt bei den Lieferantengesprächen, damit Mitarbeiter ihre Zeit und Ressourcen effizienter nutzen können. KI kann die Lieferantengespräche zwar nicht abnehmen, aber sie kann bei der Vorbereitung helfen.

Unser KI Telefonassistent ist imstande, telefonisch das Lieferantengespräch mit dem Lieferanten zu vereinbaren und dabei bereits wichtige Fragen zum Lieferanten sowie zu seinen Bedingungen und Preisen im Vorhinein zu stellen. Das von fonio erstellte Transkript des Telefonats mit dem Lieferanten dient dir als Käufer als Basis für die Vorbereitung auf das Lieferantengespräch und erleichtert dir deine Arbeit.

Hat der Lieferant vor dem Lieferantengespräch Fragen zu deinem Unternehmen, wird unser KI Telefonassistent diese Fragen beim Erstkontakt beantworten. Dem intelligenten Assistenten wird Zugang zu unternehmensinternen Systemen gewährt, damit er die Anliegen des Lieferanten ordnungsgemäß bearbeiten und auf Nachfragen eingehen kann.

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7. Sorge für einen guten Gesprächsabschluss

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Sorge für einen guten Gesprächsanschluss, indem du alles Gesagte während des Lieferantengesprächs, wie die vereinbarten Liefertermine, die Menge und die Preise, noch einmal wiederholst. Ein guter Gesprächsabschluss ist beim Lieferantengespräch essenziell, um Klarheit zu schaffen und Professionalität zu zeigen.

Halte nach dem Lieferantengespräch alle Ergebnisse schriftlich fest und kläre mit dem Lieferanten die nächsten Schritte. Frage den Lieferanten, ob noch etwas unklar ist oder ob er noch Fragen hat, um Missverständnisse zu vermeiden. Stelle sicher, dass beide Parteien wissen, wer was bis wann zu erledigen hat und bedanke dich beim Lieferanten für die Zeit. Beende das Gespräch freundlich, um die Geschäftsbeziehung für die Zukunft zu stärken.
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Lieferantengespräch Checkliste

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Die folgende Lieferantengespräch-Checkliste präsentiert als Leitfaden wichtige Kriterien, die bei der Vorbereitung auf das Lieferantengespräch wichtig sind.

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• Bedürfnisse, Bedingungen, Ziele, Erwartungen und Argumente niederschreiben
• Verhandlungsmöglichkeiten und Verhandlungsspielraum festlegen
• Verhandlungstaktiken aneignen
• Liste mit Fragen an den Lieferanten entwickeln
• Struktur für das Lieferantengespräch aufstellen und dieser folgen
• Offene, selbstbewusste Lieferanten-Kommunikation sicherstellen
• Bedarfsanalyse dem Lieferanten präsentieren
• Preisverhandlungen souverän durchführen
• Für fairen Preis für Ware und Lieferungen sorgen
• Lieferkonditionen aushandeln
• Am Ende des Gesprächs Zusammenfassung liefern
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Lieferantengespräch Beispiel

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Nachstehend präsentieren wir dir ein Lieferantengespräch Beispiel mit den einzelnen Phasen, das nach der eingehenden Vorbereitung aufseiten des Käufers stattfindet.

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• Käufer: Guten Tag, Herr Meyer. Schön, dass Sie Zeit für unser Gespräch gefunden haben. Ich bin Susanne Fischer, Einkaufsleiterin bei Feine Küche GmbH. Wir betreiben mehrere Restaurants in der Region und sind derzeit auf der Suche nach zuverlässigen Lieferanten für frische Lebensmittel.
• Lieferant: Freut mich, Frau Fischer. Wir liefern stets frische Produkte direkt vom Großmarkt an Gastronomiebetriebe.
• Käufer: Wir benötigen vor allem frisches Gemüse, Obst und hochwertige Fleischwaren. Wichtig sind für uns gleichbleibende Qualität und eine flexible Lieferung, je nach Auslastung unserer Restaurants.
• Lieferant: Das können wir Ihnen bieten. Wir haben ein breites Sortiment und ermöglichen sowohl wöchentliche als auch tägliche Lieferungen.
• Käufer: Bei den Preisen möchten wir möglichst nah am Großmarktpreis bleiben, am besten nicht mehr als 15 % darüber.
• Lieferant: Bei größeren Bestellungen bieten wir bis zu 10 % Rabatt. Bei täglichen Lieferungen können wir auch über 12 % reden.
• Käufer: Das klingt fair. Wie schnell können Sie liefern, wenn wir kurzfristige Bestellungen aufgeben?
• Lieferant: Wir können innerhalb von 24 Stunden bei kurzfristigen Bestellungen liefern.
• Käufer: Das klingt gut. Wie sehen bei Ihnen die Zahlungsbedingungen aus?
• Verkäufer: Standardmäßig muss die Rechnung innerhalb von 14 Kalendertagen nach Erhalt der Ware bezahlt werden. Bei regelmäßigen Lieferungen können wir die Zahlungsfrist auf 30 Tage erhöhen.
• Käufer: Alles klar. Dann starten wir mit einer Testwoche und ich schicke Ihnen die Bestellliste.
• Verkäufer: So machen wir das, Frau Fischer.
• Käufer: Um noch einmal alles zusammenzufassen: Wir haben uns auf die Lieferung von frischem Obst, Gemüse und Fleischwaren geeinigt, die Qualität soll konstant hoch bleiben. Die Preise liegen nahe am Großmarktpreis, maximal 15 % darüber. Lieferungen können flexibel erfolgen, auch kurzfristig, innerhalb von 24 Stunden. Die Zahlungsfrist beträgt 14 - 30 Tage nach Lieferung. Stimmen Sie dem so zu?
• Verkäufer: Ja, dem stimme ich zu. Dann freue ich mich auf die Zusammenarbeit.
• Käufer: Danke Ihnen für das Gespräch und ich melde mich mit der Bestellliste.

KI Lieferantengespräche mit fonio

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KI Lieferantengespräche mit fonio sind vor allem für die Terminverwaltung und den telefonischen Erstkontakt mit Lieferanten geeignet. Mit passender Implementierung erfragt der KI Telefonassistent von fonio alle nötigen Lieferanteninformationen und bietet dir somit eine optimale Grundlage für das Lieferantengespräch.

Unser KI Telefonassistent nimmt die Anrufe deiner Lieferanten direkt an, führt das Gespräch selbstständig und klärt alle wichtigen Punkte, von Bestellmenge über Liefertermine bis hin zu Rückfragen zu Produkten. Für dich und dein Unternehmen bedeutet die Einführung des virtuellen Telefonassistenten, dass kein endloses Telefonieren notwendig ist und keine Anrufe vor allem außerhalb der Geschäftszeiten mehr verpasst werden.

Unsere KI dokumentiert das Gespräch mit dem Lieferanten in Echtzeit, hält alle Vereinbarungen schriftlich fest und informiert dich in Form einer E-Mail über das Ergebnis. Mit dem fonio KI Telefonassistenten sparst du wertvolle Zeit beim Lieferantengespräche führen. Während du dich auf deine Kernaufgaben konzentrierst, sorgt fonio dafür, dass alle Fragen vom Lieferanten telefonisch beantwortet werden.

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