Zusammenfassung
Überblick
Telefonische Erreichbarkeit: Anleitung und Tipps
Telefonische Erreichbarkeit bedeutet, dass Unternehmen für Anrufer, potenzielle Kunden und Stammkunden per Telefon zu kontaktieren sind. Eine optimale telefonische Erreichbarkeit steigert die Servicequalität eines Unternehmens und erhöht die Zufriedenheit von Kunden sowie anderen Anrufern.
Ein guter Telefonsupport ist für Unternehmen zwar nicht verpflichtend, er ist aber dennoch wichtig, um für Kunden eine schnelle Reaktionszeit und Problemlösung zu ermöglichen. Mit der telefonischen Erreichbarkeit zeigen Unternehmen ihren Kunden, dass sie serviceorientiert sind und Kundenbetreuung für sie bedeutend ist.
Wir haben mit fonio einen intelligenten KI Telefonassistenten entwickelt, der in Unternehmen rund um die Uhr für eine telefonische Erreichbarkeit sorgt. Unser KI Telefonassistent geht bei Bedarf automatisch ans Telefon, kümmert sich um das Anliegen des Anrufers und führt mit ihm ein menschenähnliches Gespräch.
Warum ist eine gute telefonische Erreichbarkeit wichtig?
Eine gute telefonische Erreichbarkeit ist wichtig, weil sie die Kundenzufriedenheit erhöht. Mit einer idealen telefonischen Erreichbarkeit wird der Kundenservice verbessert, die Kundengewinnung optimiert und die Erhaltung der Stammkunden ermöglicht. Eine bessere Erreichbarkeit bedeutet mehr Kunden und somit mehr Umsatz.
Mit einer guten telefonischen Erreichbarkeit zeigen Unternehmen den Kunden, dass sie ihnen wichtig sind, womit man Professionalität ausstrahlt. Hat man keine optimale Erreichbarkeit per Telefon, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Anrufer die Nummer des Wettbewerbers wählt und man die potenziellen Kunden an die Konkurrenz verliert.
Die Erreichbarkeit am Telefon ist für Unternehmen wichtig, um Vertrauen aufzubauen, dringende Fragen zu beantworten und Probleme der Kunden zu lösen. Viele Fragen, Probleme oder Aufträge lassen sich am Telefon schneller klären als per E-Mail und es spart Zeit für beide Seiten. Eine freundliche, kompetente telefonische Betreuung hinterlässt einen positiven Eindruck beim Anrufer, der sich auch in Weiterempfehlungen widerspiegelt.
Wie kann man die telefonische Erreichbarkeit verbessern?
Die telefonische Erreichbarkeit kann man verbessern, indem man die Telefonnummer prominent auf der Webseite platziert und Anrufer bei verpassten Telefonaten schnell zurückruft. Mit unserem KI Telefonassistenten ist es möglich, für eine ständige telefonische Erreichbarkeit im Unternehmen zu sorgen.
Im Folgenden stellen wir dir detailliert vor, wie man die telefonische Erreichbarkeit im Unternehmen verbessern kann.
1. Telefonnummer prominent auf der Webseite platzieren
Es ist essenziell, die Telefonnummer prominent auf der Webseite zu platzieren, damit Kunden das Unternehmen bei Bedarf kontaktieren können. Eine versteckte Telefonnummer des Unternehmens sorgt in den meisten Fällen dafür, dass vom potenziellen Kunden kein Interesse geweckt und kein Kontakt aufgenommen wird.
Die Telefonnummer des Unternehmens sollte auf allen Kanälen wie Webseite, sozialen Medien, LinkedIn, Visitenkarten, E-Mail-Signaturen und Plakaten gut sichtbar zu erkennen sein. Auf allen Kanälen des Unternehmens sollte nur eine einzige Telefonnummer und nicht mehrere zu finden sein, um keine Verwirrung bei Kunden zu stiften.
Handelt es sich um eine 0800-Nummer, sollte das Unternehmen darauf hinweisen, dass ein Anruf bei ihnen kostenlos ist. Bedenke, dass viele potenzielle Kunden zuerst dein Unternehmen und deine Website recherchieren, bevor sie Kontakt aufnehmen. Aufgrund der vorherigen Recherche der Webseite sollten die Unterseiten übersichtlich und die Kontaktdaten klar erkennbar sein.
2. Anrufer schnell zurückrufen
Man sollte den Anrufer schnell zurückrufen, wenn man den Anruf aufgrund eines Meetings oder eines anderen Kundengesprächs verpasst hat. Ein langes Warten ist bei Anrufern zu vermeiden, damit potenzielle Kunden keinen schlechten Eindruck vom Unternehmen erhalten. Nimm dir genügend Zeit, die Anrufer zurückzurufen, um einen möglichen neuen Auftrag nicht zu verpassen.
Es ist wichtig, im Unternehmen die Zuständigkeiten für Telefonate zu planen, sodass während der Geschäftszeiten stets ein Mitarbeiter für Anrufe zur Verfügung steht. Sollten sich derzeit alle Mitarbeiter in einem Meeting oder Kundengespräch befinden, ist es wichtig, einen Mitarbeiter bei Wiederverfügbarkeit für den Rückruf zu beauftragen.
3. Rund um die Uhr erreichbar sein mit KI Telefonassistenten
Es ist möglich, mit KI Telefonassistenten rund um die Uhr erreichbar zu sein. Unser KI Telefonassistent nimmt Telefonate auch außerhalb der Öffnungszeiten, am Wochenende und an Feiertagen an. Der virtuelle Assistent beantwortet wichtige Fragen des Anrufers und bearbeitet sein Anliegen, wenn menschliche Mitarbeiter derzeit nicht erreichbar sind.
Auf Wunsch richtet der intelligente Telefonassistent Weiterleitungen zu passenden Mitarbeitern ein oder vereinbart Rückrufe, sobald Mitarbeiter wieder verfügbar sind. Dank des KI Telefonassistenten müssen Angestellte nicht aufgrund ständig klingeldem Telefon auf ihren pünktlichen Feierabend oder ihre Mittagspausen verzichten, denn der smarte Assistent kümmert sich um die Angelegenheiten am Telefon.
4. Professionellen Anrufbeantworter verwenden
Unternehmen sollten einen professionellen Anrufbeantworter verwenden, wenn die Leitung belegt ist, die Sprechzeiten oder Öffnungszeiten vorbei sind und wenn sich Anrufer in der Warteschleife befinden. Professionelle Anrufbeantworter sind wichtig, um dem Anrufer zu erklären, dass er derzeit außerhalb der Geschäftszeiten anruft oder alle Mitarbeiter beschäftigt sind.
In der Ansage des Anrufbeantworters sollte dem Anrufer mitgeteilt werden, dass man ihn entweder nach dem Hinterlegen seiner Telefonnummer zurückrufen wird oder zu welcher Zeit wieder Mitarbeiter des Unternehmens verfügbar sind. Viele Unternehmen entscheiden sich für eine Ansage vor dem Verbindungsaufbau mit einem Sprachmenü, bei dem Anrufer bereits erste Informationen erhalten. Gibt es eine Warteschleife, sollte man den Anrufer nicht länger als 1 Minute in dieser warten lassen, weil sonst die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass er auflegt.
5. Eingehenden Anrufen Priorität geben
Im Unternehmen sollte man den eingehenden Anrufen Priorität geben. Spricht man gerade nicht mit anderen Kunden, sollte man eingehende Anrufe immer annehmen, um einen möglichen Neukunden nicht zu verpassen. Viele Anrufe sind potenzielle Aufträge oder Kaufentscheidungen. Werden die Anrufe nicht umgehend beantwortet, entscheiden sich Kunden überwiegend für die Konkurrenz.
Kunden (am Telefon) haben immer Priorität, denn wer seinen Kunden schnell und persönlich antwortet, zeigt Wertschätzung. Werden Anrufe priorisiert und strukturiert bearbeitet, sinkt das Chaos im Unternehmen, da klare Verantwortlichkeiten bestehen. Eingehende Anrufe zu priorisieren bedeutet mehr Kundenzufriedenheit, Effizienz im Arbeitsalltag, mehr Umsatz und eine Stärkung des professionellen Bilds des Unternehmens.
Sind Unternehmen verpflichtet, telefonisch erreichbar zu sein?
Nein, Unternehmen sind laut EU-Recht nicht verpflichtet, telefonisch erreichbar zu sein. Eine verpflichtende telefonische Erreichbarkeit würde sich negativ auf die Gestaltungsfreiheit des Unternehmens auswirken. Die telefonische Erreichbarkeit ist zwar nicht verpflichtend, aber sie erhöht die Kundenzufriedenheit.
Das Telefon ist bei Kunden noch die beliebteste Form der Kontaktaufnahme zu Unternehmen, weshalb eine telefonische Erreichbarkeit die Aufträge der Kunden und den Umsatz des Unternehmens steigert. Sind Unternehmen per Telefon schnell erreichbar, erhöht dies die Wettbewerbsfähigkeit, weil man schneller zu kontaktieren ist als die Konkurrenz.
Für Unternehmen, die Telemedien anbieten, ist die offensichtliche Platzierung der Kontaktdaten wie der Telefonnummer auf der Website im Gegensatz zur telefonischen Erreichbarkeit Pflicht. Das Telemediengesetz (TMG) besagt, dass Angaben auf der Website verpflichtend sind, die eine schnelle Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen ermöglichen (§ 5 Abs. 2 TMG).
Telefonische Erreichbarkeit verbessern mit dem fonio KI Telefonassistent
Die telefonische Erreichbarkeit kann man mit dem fonio KI Telefonassistenten verbessern, denn er ermöglicht dem Unternehmen eine 24/7 Verfügbarkeit. Unser KI Assistent nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, womit Situationen entfallen, in denen ein Anrufer auf die Entgegennahme durch einen Mitarbeiter warten muss.
Der KI Telefonassistent von fonio ist in der Lage, 15 Anrufe gleichzeitig anzunehmen, wodurch kein Anrufer in der Warteschleife landet und Wartezeiten verhindert werden. Unser virtueller Telefonassistent ist imstande, Anliegen wie die Terminvereinbarung, Buchungen und die Beantwortung von häufigen Fragen zu bearbeiten. Für wiederkehrende Anliegen ist dank des KI Telefonassistenten kein Mitarbeiter notwendig.
Mit der Implementierung unseres intelligenten Telefonassistenten können sich Mitarbeiter auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und das gesamte Team wird entlastet. Selbst bei hohem Anrufaufkommen übernimmt der KI Telefonassistent jeden Anruf effizient, ohne dass man sofort mehr Personal einstellen muss. Der KI Telefonassistent von fonio ermöglicht einen 24/7-Service und optimiert somit die telefonische Erreichbarkeit jedes Unternehmens.