Prozessautomatisierung: Definition, Ablauf und Vorteile

Die Prozessautomatisierung ist die Nutzung von Technologien für die automatische Erledigung regelbasierter, geplanter Aufgaben. Bei der Prozessautomatisierung werden wiederkehrende Abläufe im Geschäftsalltag digitalisiert und automatisiert. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen koordiniert Systeminteraktionen.

Die Prozessautomatisierung verringert durch die Reduzierung manueller Arbeit die Arbeitslast, spart Zeit, reduziert menschliche Fehler, beschleunigt Abläufe und steigert die betriebliche Effizienz. Das ergab die Studie „A robotic process automation model for order-handling optimization in supply chain management“ von A. Shamsuzzoha et al., die 2025 in der Zeitschrift „Supply Chain Analytics“ erschien.

Für die Prozessautomatisierung (Business Process Automation; BPA) im Unternehmen werden zum Beispiel digitale Roboter mit RPA (Robotic Process Automation), ITPA (IT-Prozessautomatisierung) oder KI-Anwendungen eingesetzt. Es ist wichtig zu erwähnen, dass Menschen mit der Business Process Automation nicht ersetzt, sondern unterstützt werden. Menschliche Mitarbeiter sind für die Entscheidungsfindung und die fachliche Kompetenz auch mit der Automatisierung essenziell.

Die Prozessautomatisierung ist mehr als nur die Optimierung von Workflows, denn sie verbessert die Abläufe nicht bloß, sondern sorgt für eine eigenständige Ausführung der Tätigkeiten. Eine Digitalisierungsstrategie ist wichtig für die Durchführung der Automatisierung von Prozessen. Für die automatisierte Prozessausführung in deinem Unternehmen bieten wir unseren KI Telefonassistenten an, der sich selbstständig 24/7 um den Kundenservice am Telefon kümmert.

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung ist eine technologie-unterstützte Methode zur automatischen, effizienteren Durchführung von Arbeitsabläufen. Bei der Prozessautomatisierung werden bisher manuelle, vor allem administrative Aufgaben in Unternehmen mit Programmen, Robotern oder digitalen sowie KI-Tools automatisiert.

Eine Business Process Automation ist in allen Branchen, Unternehmensgrößen und Unternehmensbereichen möglich. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist essenziell für die Wettbewerbsfähigkeit, denn Vorgänge werden durch die Automatisierung schneller, effizienter und günstiger ausgeführt.

Je nach Anwendungsbereich unterscheidet man zwischen teilautomatisierten und vollständig automatisierten Prozessen. Während bei einigen Abläufen weiterhin menschliche Kontrolle oder Entscheidungen erforderlich sind, können andere vollständig ohne menschliches Eingreifen ablaufen. Mit der Prozessautomatisierung werden Mitarbeiter entlastet und können sich stärker auf kreative, strategische und komplexe Aufgaben konzentrieren.

Was sind die Ziele der Prozessautomatisierung?

Die Ziele der Prozessautomatisierung sind die Kosteneinsparung, die Effizienzsteigerung, die Fehlerreduzierung, die Zeitersparnis und die Mitarbeiterentlastung. Mit der Prozessautomatisierung soll ein reibungsloser Ablauf der regelbasierten, repetitiven Geschäftsprozesse ermöglicht werden, während Mitarbeiter für komplizierte und anspruchsvolle Tätigkeiten eingesetzt werden.

Wie läuft die Prozessautomatisierung ab?

Die Prozessautomatisierung läuft ab, indem die bestehenden Prozesse analysiert, die passenden Automatisierungstools ausgewählt, die Mitarbeiter geschult, die gewählten Prozesse mit den Tools automatisiert und die regelmäßige Überwachung sowie Optimierung der automatisierten Abläufe gewährleistet werden.

Es ist zu empfehlen, einen Business Automation Manager im Unternehmen einzustellen, der durch fundiertes externes Fachwissen die Planung und Umsetzung der Prozessautomatisierung übernimmt. Ein Business Automation Manager schafft Zeit-, Kosten- sowie Qualitätsvorteile für das Unternehmen. Bedenke, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen stattfinden muss, bevor die automatisierte Prozessausführung und das Business Process Management (BPM) durchgeführt werden können.

Wie die Prozessautomatisierung in 5 Schritten abläuft, erklären wir dir im Folgenden detailliert.

1. Prozesse analysieren

Am Anfang der Prozessautomatisierung müssen die vorhandenen Prozesse analysiert werden, um zu untersuchen, welche Arbeitsabläufe im Unternehmen automatisiert werden können. Zu Beginn wird eine Nutzwertanalyse durchgeführt, um repetitive, zeitaufwendige oder fehleranfällige Prozesse zu identifizieren.

Identifizierte Vorgänge im Unternehmen werden in simple, regelbasierte und intelligente Prozessautomatisierung kategorisiert. Einzelne Abläufe müssen für die Business Process Automation verstanden, bewertet und danach je nach Mehrwert priorisiert werden. Nicht alle Unternehmensworkflows lohnen sich für die Prozessautomatisierung, weshalb die Einschätzung des Aufwands sowie eine strukturierte Planung und Automatisierungsstrategie wichtig sind.

2. Automatisierungstool auswählen

Nachdem der Prozess verstanden und bewertet wurde, wird das passende Automatisierungstool ausgewählt. Die Auswahl der Automatisierungslösung hängt von der Komplexität des Prozesses, den vorhandenen IT-Systemen, dem Budget des Unternehmens, den Datenschutzanforderungen und den benötigten Funktionen ab.

Die Automatisierungssoftware muss zu den Anforderungen des Unternehmens passen, die Kosten-Nutzen-Bewertung muss stimmig sein und das Tool muss der DSGVO entsprechen. Eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur und in vorhandene Systeme muss mit den Automatisierungstools gewährleistet werden. Mögliche Tools für die Prozessautomatisierung sind Workflow-Management-Systeme, RPA, KI-gestützte Systeme, Low-Code- oder No-Code-Tools und ERP-Software.

3. Mitarbeiter schulen

Es ist wichtig, für die Prozessautomatisierung die Mitarbeiter zu schulen, damit die Automatisierung erfolgreich ist. Mitarbeiter müssen verstehen, wie die neuen Tools funktionieren, inwiefern sich ihre Aufgaben verändern, wie Fehler in Zukunft erkannt werden und wie sie mit automatisierten Abläufen arbeiten.

Informiere die Mitarbeiter frühzeitig über die Business Process Automation und die damit einhergehenden Veränderungen im Unternehmen. Lasse deinen Mitarbeitern die Automatisierungstools von einem Profi nahebringen, damit sie mit der neuen Lösung zukünftig einwandfrei arbeiten können. Die Schulung der Mitarbeiter hinsichtlich der Automatisierung von Prozessen ist notwendig, um Akzeptanz zu schaffen und Unsicherheiten zu vermeiden.

4. Prozesse mit den Tools automatisieren

Nachdem die passenden Technologien ausgewählt und die Mitarbeiter geschult wurden, werden im nächsten Schritt die Prozesse mit den Tools automatisiert. Bei der eigentlichen Automatisierung der Unternehmensabläufe werden passende Regeln definiert, Schnittstellen eingerichtet und Datenflüsse automatisiert.

Es ist wichtig, mehrere Testdurchläufe vorzunehmen, bevor die einzelnen Automatisierungsprozesse schrittweise eingeführt werden, damit eine einwandfreie Optimierung gewährleistet wird. Oft startet man bei der Automatisierung mit einem Pilotprojekt oder nur einem Teilprozess, damit mögliche Fehlerquellen frühzeitig erkannt, Anpassungen effizient vorgenommen und die Mitarbeiter langsam an die neuen Abläufe herangeführt werden können.

5. Regelmäßige Überwachung gewährleisten

Nach der Implementierung der Automatisierungstools ist es notwendig, die regelmäßige Überwachung der automatisierten Prozesse zu gewährleisten. Es ist wichtig, die dauerhafte Zuverlässigkeit der Automatisierung zu überprüfen. Zur Überwachung der Prozessautomatisierung gehören unter anderem die Kontrolle der Prozessqualität, die Fehleranalyse und die Auswertung von Kennzahlen.

Sollten sich einzelne Abläufe im Unternehmen geändert haben, ist eine umgehende Anpassung der Automatisierung essenziell. Regelmäßige Updates der Systeme und Prozessoptimierungen sind wichtig, denn die Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Verbesserungsprozess. Neben internen Änderungen sind auch vorgegebene unternehmerische Anforderungen oder gesetzliche Vorschriften zu beachten.

Welche Vorteile hat die Prozessautomatisierung?

Die Prozessautomatisierung hat die Vorteile, dass Verwaltungskosten gesenkt, mehr Effizienz erreicht und eine Zeitersparnis geschaffen wird. Mit der Prozessautomatisierung bewirken Unternehmen eine Verringerung von Bearbeitungsfehlern und eine bessere Produktqualität durch präzisere Prozesse.

Alle Vorteile, die die Prozessautomatisierung hat, werden in der folgenden Liste detailliert dargestellt.

• Verwaltungskosten senken: Die Business Process Automation senkt die Verwaltungskosten, denn durch automatisierte Abläufe werden weniger personelle Ressourcen für Routineaufgaben benötigt. Bei der Automatisierung von Vorgängen sinken Kosten für Nachbearbeitung sowie Papierarbeit.
• Mehr Effizienz: Die automatisierte Prozessausführung bringt mehr Effizienz im Unternehmen, da Prozesse schneller, standardisiert und ohne unnötige Unterbrechungen ablaufen. Mit der Prozessautomatisierung werden bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl und mit gleichem Aufwand mehr Aufgaben erledigt.
• Zeitersparnis: Business Process Automation bringt eine Zeitersparnis, weil wiederkehrende Tätigkeiten automatisch und mit schneller Reaktionsfähigkeit ausgeführt werden. Mit der automatisierten Prozessausführung gewinnen Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere und komplexere Aufgaben.
• Weniger Fehler: Mit der Prozessautomatisierung passieren weniger Fehler, denn automatisierte Systeme arbeiten nach festen Regeln. Das Fehlerpotenzial wird dank der Business Process Automation gesenkt, weil menschliche Fehler wie Tippfehler, vergessene Arbeitsschritte oder falsche Berechnungen reduziert werden.
• Bessere Produktqualität: Die Automatisierung von Prozessen erreicht eine bessere Produktqualität, weil standardisierte Abläufe für konsistente Ergebnisse sorgen. Automatisierte Systeme arbeiten präziser, wodurch Fehler seltener auftreten und die Qualität der Endprodukte verbessert wird.
• Weniger manueller Aufwand: Dank der automatisierten Prozessausführung haben Unternehmen weniger manuellen Aufwand, denn Mitarbeiter müssen weniger repetitive Tätigkeiten von Hand erledigen. Die Prozessautomatisierung entlastet die Mitarbeiter körperlich und mental.
• Höhere Zufriedenheit: Die Business Process Automation bringt eine höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Kunden. Mitarbeiter haben abwechslungsreichere Aufgaben und können sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, während die Kunden von schnellen und zuverlässigen Abläufen, einem besseren Kundenservice sowie von weniger Fehlern profitieren.
• Bessere Transparenz: Mit der Prozessautomatisierung erreichen Unternehmen eine bessere Transparenz, denn alle automatisierten Prozesse werden digital dokumentiert. Mit den digital dokumentierten Prozessen lassen sich Abläufe, Änderungen und Verantwortlichkeiten leichter nachvollziehen und kontrollieren.

Was sind Beispiele für Prozessautomatisierung?

Beispiele für Prozessautomatisierung sind das Risikomanagement, die Rechnungsverarbeitung, die Dateneingabe und -extraktion sowie die Dokumentenprüfung. Die Prozessautomatisierung wird vor allem in administrativen Unternehmensbereichen wie IT, HR, Kundenservice und Finanzen umgesetzt.

Die Automatisierung von Prozessen wird beispielsweise beim Formulare-Ausfüllen, bei der Buchhaltung, bei der Rechnungsstellung, für automatische Backups, bei der Fehlererkennung in Systemen, für automatisiertes Lead-Scoring und bei Gehaltsabrechnungen eingesetzt. Es ist möglich, die Kundenbetreuung am Telefon oder über die Website von einem KI Telefonassistenten wie dem von fonio oder von einem KI Chatbot übernehmen zu lassen.

Prozessautomatisierung mit fonio

Die Prozessautomatisierung mit fonio ist dank unseres KI Telefonassistenten möglich. Mit dem KI Telefonassistenten von fonio automatisieren Unternehmen ihre telefonische Kundenkommunikation effizient, zuverlässig und skalierbar. Der intelligente Telefonassistent übernimmt eingehende Anrufe rund um die Uhr.

Unser KI-gestützter Telefonassistent bearbeitet telefonische Anfragen in natürlicher Sprache und leitet Gespräche bei Bedarf gezielt an die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen weiter. Die Prozessautomatisierung mit fonio ist vor allem bei regelmäßig wiederkehrenden und immer gleich ablaufenden Telefonaten hilfreich, um die Mitarbeiter am Empfang oder im Kundenservice zu entlasten.

Durch modernste Sprachverarbeitungstechnologien erkennt der virtuelle Telefonassistent Anliegen präzise und sorgt unabhängig von Tageszeit oder Anrufaufkommen für eine professionelle, konsistente Kommunikation. Fonio verbindet moderne KI-Technologie mit unternehmensorientierter Prozessautomatisierung und unterstützt Unternehmen so dabei, ihre Erreichbarkeit sowie Effizienz nachhaltig zu steigern.