Zusammenfassung
Praxiskosten senken ist für Arztpraxen entscheidend, um wirtschaftlich erfolgreich zu bleiben und gleichzeitig eine hohe Behandlungsqualität sicherzustellen. Der Beitrag zeigt 10 konkrete Maßnahmen, mit denen Ärzte Material-, Personal-, Energie- und Verwaltungskosten nachhaltig reduzieren können. Im Fokus stehen effizientere Prozesse, Digitalisierung, Automatisierung und eine bessere Ressourcenplanung. So lassen sich Kosten senken, Mitarbeiter entlasten und die Patientenzufriedenheit langfristig steigern.
Überblick
Möchte man die Praxiskosten senken, sollte man zunächst den Liquiditätsbedarf ermitteln und dann die Materialwirtschaft sowie Abläufe effizienter gestalten. Einsparpotenziale gibt es in Arztpraxen zum Beispiel, wenn man energieeffiziente Geräte kauft oder statt Markenprodukten günstige Alternativprodukte nutzt.
Maßnahmen zur systematischen Effizienzsteigerung, die Implementierung moderner Technologie, die Optimierung der Ressourcen und die Reduzierung finanzieller Verschwendung sind wichtige Strategien, um die Praxiskosten im Gesundheitswesen zu senken. Das ergab die Studie „Improving Hospital Efficiency and Cost Management: A Systematic Review and Meta-Analysis“ von S. A. Almehwari et al., die 2014 in der medizinischen Zeitschrift „Cureus“ erschien.
Verschaffe dir zur Senkung der Praxiskosten eine strukturierte Übersicht über die gesamten Praxiskosten. Neben den MFA-Gehältern muss man als Arzt bei der Ermittlung der Bedarfskosten auch andere Praxisausgaben wie Versicherungskosten und hohe Materialkosten berücksichtigen. Bei der Einsparung der Praxiskosten sollte man die Qualität nicht vergessen, denn günstiger heißt nicht immer automatisch besser.
Möchten Ärzte die Praxiskosten verringern, sollte dies patientenorientiert geschehen, um eine höhere Patientenzufriedenheit zu schaffen und gleichzeitig die finanzielle Stabilität der Praxis zu sichern. Einsparungen sollten daher vor allem durch effizientere Abläufe, digitale Prozesse und eine bessere Ressourcenplanung erfolgen, nicht durch eine Verschlechterung der Behandlungsqualität oder des Patientenservices.
Eine vorausschauende Planung der Kostensenkung in der Arztpraxis ist essenziell, damit Wartezeiten reduziert, Kommunikationswege verbessert und Mitarbeiter entlastet werden. Mit unserem fonio KI Telefonassistenten haben Ärzte die Möglichkeit, den telefonischen Patientenservice zu automatisieren, sodass sich die MFA vollständig um die Betreuung vor Ort kümmern kann und damit Kosten gespart werden.
Wie man die Praxiskosten senken kann, stellen wir im Folgenden detailliert vor.
1. Materialkosten senken
Für die Reduzierung der Praxiskosten sollte man mit einem passenden Einkaufsmanagement und einer durchdachten Einkaufsplanung die Materialkosten senken. Materialkosten für die Praxis senkt man zum Beispiel, indem man Einkäufe bündelt, Preise auf Portalen vergleicht und keine Spontaneinkäufe tätigt.
Es ist möglich, Versandkosten für medizinische Verbrauchsmaterialien mit großen Bestellungen zu sparen und Rabatte auf Sammelbestellungen zu erhalten. Beim Einkauf von Materialien für die Arztpraxis, das Büro und das Labor sollten weniger Einzelbestellungen getätigt werden, um Geld und Lieferkosten zu sparen. Beim detaillierten Vergleich der Materialien auf verschiedenen Plattformen erhält man potenziell Ware mit der gleichen Qualität, aber zu einem günstigeren Anschaffungspreis.
2. Personalkosten senken
Für die Einsparung der Praxiskosten ist es zu empfehlen, die Personalkosten zu senken, denn diese machen einen Großteil der Gesamtkosten in einer Praxis aus. Personelle Umstrukturierungen mit einer besseren Dienstplanung, weniger Überstunden und der besseren Aufgabenverteilung helfen beim Reduzieren der Personalkosten.
Man sollte die Personalkosten in der Arztpraxis ohne eine Kündigung verringern, denn gute MFAs sollten dauerhaft gehalten werden und eine Entlassung des Personals verschlechtert die Zufriedenheit sowie Motivation der Mitarbeiter. Statt eines Stellenabbaus sollte man die Produktivität des Personals erhöhen und die administrativen Aufgaben herabsetzen.
Eine Automatisierung der Prozesse am Empfang der Praxis hilft zum Beispiel bei der Senkung von Personalkosten, da sie die Mitarbeiter entlastet und dadurch die vorhandenen Personalkapazitäten effizienter genutzt werden. Unser KI Telefonassistent beispielsweise geht ans Telefon, erhöht die Erreichbarkeit der Arztpraxis und bearbeitet Patientenanfragen schneller sowie rund um die Uhr, ohne dass der Einsatz einer MFA notwendig ist.
3. Raumkosten eingrenzen
Die Eingrenzung der Raumkosten ist vor allem für große Praxen, Arztpraxen mit mehreren Standorten und bei hohen Mietkosten sinnvoll, um viel Geld zu sparen. Für die Einsparung der Raumkosten sollte man sich zum Beispiel den Mietvertrag der Praxis ansehen und die tatsächliche Quadratmeterzahl nachprüfen.
Bei falsch angegebener Quadratmeterzahl im Mietvertrag ist es möglich, Mietminderungen für die Praxis zu verlangen. Neben der Mietminderung sollte man mögliche Immobilien für Arztpraxen vergleichen und einen niedrigeren Preis beim Vermieter aushandeln oder umziehen, falls attraktivere Mietpreise im Umkreis vorhanden sind. Sollte der Eingang zur Arztpraxis für eine lange Zeit wegen einer Baustelle eingeschränkt zugänglich sein oder sollte die Baustelle täglich Lärm verursachen, sind Mietkürzungen möglich.
4. Verwaltungskosten verringern
Für die Verringerung von Verwaltungskosten sollte man zum Beispiel Telefonverträge regelmäßig prüfen, teure Anbieter wechseln, günstigeres Material kaufen und unnötige Softwarelizenzen kündigen. Viele Einsparungen bei den Verwaltungskosten sind ohne Eingriff in die medizinische Versorgung möglich.
Verwaltungskosten umfassen in einer Arztpraxis insbesondere laufende betriebliche Ausgaben für administrative Infrastruktur und externe Dienstleistungen. Zu den Verwaltungskosten in der Praxis zählen beispielsweise finanzielle Belastungen für IT-Systeme, Telefonanlagen, Bürobedarf, Versicherungen, Reinigungsdienste, Fortbildungen, Marketingmaßnahmen sowie Dienstleister wie Steuer- und Rechtsberater.
5. Automatisierte Beantwortung von Patientenanfragen
Die automatisierte Beantwortung von Patientenanfragen ist ein moderner und sehr effektiver Ansatz zur Senkung der Praxiskosten. Self-Service-Optionen wie Online-Terminbuchung, FAQ-Bereich auf der Website oder KI-gestützte Lösungen wie Telefonassistent oder Chatbot helfen bei der automatischen Beantwortung der Anfragen.
Ein Großteil der Patientenanfragen wie Öffnungszeiten, Sprechstunden, Rezepte, Terminbuchung oder Überweisungen ist repetitiv, weshalb die Antworten entweder auf der Website oder per digitaler Lösungen zur Verfügung gestellt werden sollten. Der KI Telefonassistent von fonio beispielsweise beantwortet am Telefon alle Fragen der Patienten und vereinbart mit ihnen Termine, ohne dass dafür der Eingriff eines menschlichen Mitarbeiters notwendig ist.
Die automatisierte Beantwortung von Patientenanfragen entlastet die MFA, sorgt für weniger Anfragen- sowie Telefonaufkommen und gewährleistet eine bessere Erreichbarkeit der Arztpraxis. Die Automatisierung von Praxisabläufen reduziert den Zeitaufwand für wiederkehrende Routineaufgaben und spart langfristig Personalkosten in der Praxis.
6. Energiekosten senken
Durch geringere Energiekosten lassen sich auch die Praxiskosten senken, denn LED-Beleuchtung, moderne Geräte, Zeitschaltung und Heizungsoptimierung sind beständige Einsparpotenziale. Es ist sinnvoll, die Anbieter für Warmwasser, Heizung, Gas und Strom der Praxis zu vergleichen und zu besseren Tarifen zu wechseln.
Investitionen in moderne technische Anlagen, wie zum Beispiel Heizsysteme, Gasthermen, elektrische Anlagen oder energieeffiziente Geräte für die bildgebende Diagnostik, reduzieren den Energieverbrauch. Trotz anfänglicher Investitionskosten zahlen sich Modernisierungen für die Einsparung von Energiekosten durch dauerhaft niedrige Praxiskosten langfristig aus.
7. Praxisprozesse effizienter gestalten
Man sollte die Praxisprozesse effizienter gestalten, um die Kosten in der Arztpraxis dauerhaft zu verringern. Mit der effizienten Gestaltung der Prozesse wird Zeit in allen Praxisbereichen gespart, die Zufriedenheit der MFA erhöht sowie die Produktivität gesteigert, ohne dass zusätzliches Personal notwendig ist.
Klare Zuständigkeiten, digitale Workflows, optimierte Patientenbetreuung und standardisierte Prozesse helfen bei der Optimierung der Praxisabläufe. Für die optimierten Abläufe sollte man alle Prozesse in der Arztpraxis prüfen, den Workload einschätzen, unstrukturierte Vorgänge besser strukturieren und Tätigkeiten optimieren.
Unser KI-basierter Telefonassistent unterstützt bei der Verbesserung der Praxisprozesse, indem er die Telefonie in der Arztpraxis abnimmt, sich um die Patientenanliegen am Telefon kümmert und dadurch die Mitarbeiter am Empfang entlastet. Mit dem virtuellen Telefonassistenten verbessert sich die Erreichbarkeit der Praxis, da Patientenanfragen auch bei hohem Anrufaufkommen sowie am Wochenende und an Feiertagen zuverlässig bearbeitet werden.
8. Laufende Subscriptions prüfen
Laufende Subscriptions zu prüfen ist eine schnell umsetzbare Maßnahme, um Praxiskosten zu senken. Zu den laufenden Subscriptions einer Arztpraxis zählen zum Beispiel Zeitschriften für das Wartezimmer, Telefonverträge, Fachportale wie Doctolib und Wartungen sowie Hosting für die Praxiswebsite.
Insbesondere doppelte Abos, ungenutzte Lizenzen oder Tools und veraltete Verträge sind ein unnötiger Kostenfaktor in Arztpraxen. Durch eine regelmäßige Überprüfung der bestehenden Subscriptions in der Praxis werden überflüssige Ausgaben identifiziert, Verträge optimiert und die laufenden Betriebskosten der Arztpraxis dauerhaft reduziert.
9. Kostensteigerung vermeiden
In der Arztpraxis sollte man eine Kostensteigerung vermeiden, denn vermeidbare Mehrkosten wirken langfristig besser als spätere Einsparungen. Kostensteigerungen entstehen durch ineffiziente Prozesse, defekte IT-Systeme, unklare Kommunikation oder Missverständnisse und unnötige Materialverschwendung.
Für die Vermeidung von Kostensteigerungen sollte man unter anderem Verträge passend verhandeln, Preisentwicklungen überwachen, den Materialverbrauch analysieren, präventive Wartungen vornehmen und Prozesse hinsichtlich ihrer Effizienz optimieren. Es ist wichtig, potenzielle Kostenfaktoren frühzeitig zu erkennen und Kostensteigerungen durch strukturierte Abläufe, regelmäßige Kontrollen sowie vorausschauende Planung entgegenzuwirken.
10. IT effizient gestalten
Die effiziente Gestaltung der IT ist heutzutage ein zentraler Kosten- und Effizienzfaktor, denn mit einer modernen IT gibt es weniger Ausfälle, schnellere Prozesse und eine bessere Datensicherheit. Die Verbesserung von Schnittstellen und der sinnvolle Einsatz von Cloud-Lösungen sollten in der IT umgesetzt werden.
Das Online-Marketing sowie eine gut zu navigierende Website sollten umgesetzt und eine Praxissoftware sowie Self-Service-Möglichkeiten eingeführt werden, um starke Sparmaßnahmen für die Arztpraxis zu erreichen. In der IT der Arztpraxis sollten zunächst Prozesse digitalisiert werden, um Geld zu sparen, denn Formulare, Patientenakten, Rezepte und Post produzieren viel Papier.
Die Hilfe bei der IT durch die Einstellung eines IT-Dienstleisters oder die Implementierung eines KI Telefonassistenten unterstützt bei der Reduzierung des internen administrativen Aufwands und sorgt für eine zuverlässige Betreuung der technischen Infrastruktur. Mit der externen Unterstützung im Bereich IT werden Störungen schneller behoben, Systeme stabiler betrieben und Prozesse kontinuierlich optimiert.
Praxiskosten senken mit fonio
Die Praxiskosten zu senken mit fonio stellt für moderne Arztpraxen eine effektive Möglichkeit dar, um administrative Abläufe effizienter zu gestalten und die finanzielle Belastung nachhaltig zu verringern. Fonio bietet einen KI Telefonassistenten an, der eingehende Anrufe entgegennimmt und strukturiert bearbeitet.
Durch die Übernahme standardisierter Kommunikation, wie beispielsweise die Terminvergabe oder die Beantwortung häufiger Fragen, wird das Praxispersonal deutlich entlastet, sodass wertvolle Arbeitszeit für die direkte Patientenversorgung genutzt werden kann. Unser smarter Telefonassistent ist jederzeit verfügbar und gewährleistet dadurch eine durchgehende Verfügbarkeit der Praxis, unabhängig von den Öffnungszeiten.
Unser KI-basierter Telefonassistent führt natürliche Gespräche mit Patienten und reagiert stets kontextbezogen. Mit der nahtlosen Integration des intelligenten Telefonassistenten in bestehende Praxis- und Terminverwaltungssysteme entstehen reibungslose Prozessabläufe, wodurch Ärzte ihre Praxiskosten senken und die Servicequalität sowie Patientenzufriedenheit nachhaltig verbessern können.