Zusammenfassung
Überblick
Disponibilità telefonica: istruzioni e suggerimenti
La disponibilità telefonica significa che le aziende possono essere contattate telefonicamente per i chiamanti, i potenziali clienti e i clienti abituali. Una disponibilità telefonica ottimale aumenta la qualità del servizio di un'azienda e aumenta la soddisfazione dei clienti e degli altri chiamanti.
Sebbene una buona assistenza telefonica non sia obbligatoria per le aziende, è comunque importante fornire ai clienti tempi di risposta e risoluzione dei problemi rapidi. Essendo disponibili telefonicamente, le aziende dimostrano ai propri clienti che sono orientate al servizio e che il servizio clienti è importante per loro.
Con fonio, abbiamo sviluppato un assistente telefonico intelligente con intelligenza artificiale che garantisce che le aziende possano essere raggiunte telefonicamente 24 ore su 24. Il nostro assistente telefonico AI risponde automaticamente al telefono quando necessario, si occupa delle preoccupazioni del chiamante e ha una conversazione simile a quella umana con lui.
Perché è importante una buona disponibilità telefonica?
Una buona disponibilità telefonica è importante perché aumenta la soddisfazione del cliente. Una disponibilità telefonica ideale migliora il servizio clienti, ottimizza l'acquisizione di clienti e consente di fidelizzare i clienti abituali. Una migliore accessibilità significa più clienti e quindi più fatturato.
Con una buona disponibilità telefonica, le aziende dimostrano ai clienti che sono importanti per loro, il che irradia professionalità. Se non si dispone di una disponibilità telefonica ottimale, è molto probabile che chi chiama componi il numero del concorrente e che si perdano potenziali clienti a favore della concorrenza.
La disponibilità telefonica è importante per le aziende per creare fiducia, rispondere a domande urgenti e risolvere i problemi dei clienti. Molte domande, problemi o ordini possono essere risolti più rapidamente al telefono che via e-mail e ciò consente di risparmiare tempo per entrambe le parti. Un'assistenza telefonica cordiale e competente lascia un'impressione positiva sul chiamante, che si riflette anche nelle raccomandazioni.
Come si può migliorare la disponibilità telefonica?
L'accessibilità telefonica può essere migliorata posizionando il numero di telefono in primo piano sul sito Web e richiamando rapidamente i chiamanti in caso di perdita delle chiamate. Con il nostro assistente telefonico AI è possibile garantire una disponibilità telefonica costante all'interno dell'azienda.
Di seguito, ti mostreremo in dettaglio come puoi migliorare la disponibilità telefonica in azienda.
1. Posiziona un numero di telefono in modo ben visibile sul sito web
È essenziale mettere il numero di telefono in modo ben visibile sul sito Web in modo che i clienti possano contattare l'azienda quando necessario. Nella maggior parte dei casi, un numero di telefono aziendale nascosto garantisce che il potenziale cliente non susciti alcun interesse e che non venga stabilito alcun contatto.
Il numero di telefono dell'azienda dovrebbe essere facilmente visibile su tutti i canali, come siti Web, social media, LinkedIn, biglietti da visita, firme e-mail e poster. Dovrebbe esserci un solo numero di telefono su tutti i canali dell'azienda, non diversi, in modo da non creare confusione tra i clienti.
Se si tratta di un numero 0800, l'azienda deve sottolineare che chiamarli è gratuito. Tieni presente che molti potenziali clienti effettuano ricerche sulla tua azienda e sul tuo sito Web prima di mettersi in contatto. Sulla base di ricerche precedenti sul sito Web, le sottopagine devono essere chiare e i dettagli di contatto devono essere chiaramente visibili.
2. Richiama rapidamente i chiamanti
Dovresti richiamare rapidamente il chiamante se hai perso la chiamata a causa di una riunione o di un'altra conversazione con il cliente. È importante evitare lunghe attese per i chiamanti in modo che i potenziali clienti non si facciano una cattiva impressione dell'azienda. Prenditi il tempo necessario per richiamare i chiamanti in modo da non perdere un potenziale nuovo ordine.
È importante pianificare le responsabilità telefoniche all'interno dell'azienda in modo che un dipendente sia sempre disponibile per le chiamate durante l'orario lavorativo. Se tutti i dipendenti sono attualmente impegnati in una riunione o in una conversazione con i clienti, è importante nominare un dipendente che richiami quando sarà nuovamente disponibile.
3. Sii disponibile 24 ore su 24 con gli assistenti telefonici AI
È possibile essere disponibili 24 ore su 24 con gli assistenti telefonici AI. Il nostro assistente telefonico AI accetta telefonate anche al di fuori degli orari di apertura, nei fine settimana e nei giorni festivi. L'assistente virtuale risponde alle domande importanti del chiamante e risponde alle sue preoccupazioni quando i dipendenti umani non sono attualmente disponibili.
Su richiesta, l'assistente telefonico intelligente può impostare reindirizzamenti verso dipendenti idonei o organizzare richiami non appena i dipendenti sono nuovamente disponibili. Grazie all'assistente telefonico AI, i dipendenti non devono perdere tempo dopo il lavoro o le pause pranzo a causa dei telefoni che squillano costantemente, perché l'assistente intelligente si occupa delle questioni al telefono.
4. Usa una segreteria telefonica professionale
Le aziende dovrebbero utilizzare una segreteria telefonica professionale quando la linea è occupata, gli orari di ufficio o di apertura sono scaduti e quando i chiamanti sono in attesa. Le segreterie telefoniche professionali sono importanti per spiegare al chiamante che attualmente sta chiamando al di fuori dell'orario lavorativo o che tutti i dipendenti sono occupati.
Nell'annuncio della segreteria telefonica, il chiamante deve essere informato che lo richiamerà dopo aver memorizzato il numero di telefono o a che ora i dipendenti dell'azienda saranno nuovamente disponibili. Molte aziende optano per un annuncio prima di impostare una connessione utilizzando un menu vocale, che fornisce già ai chiamanti le informazioni iniziali. Se c'è una coda, non dovresti far aspettare il chiamante per più di 1 minuto, altrimenti c'è un'alta probabilità che riagganci.
5. Dai la priorità alle chiamate in arrivo
In azienda, dovresti dare la priorità alle chiamate in arrivo. Se non stai parlando con altri clienti in questo momento, dovresti sempre rispondere alle chiamate in arrivo per non perdere un potenziale nuovo cliente. Molte chiamate sono potenziali ordini o decisioni di acquisto. Se le chiamate non ricevono una risposta immediata, i clienti optano per lo più per la concorrenza.
I clienti (al telefono) hanno sempre la priorità, perché chiunque risponda rapidamente e personalmente dimostra apprezzamento. Se le chiamate sono prioritarie ed elaborate in modo strutturato, il caos in azienda diminuisce perché ci sono chiare responsabilità. Dare priorità alle chiamate in arrivo significa maggiore soddisfazione del cliente, efficienza nel lavoro quotidiano, maggiore fatturato e rafforzamento dell'immagine professionale dell'azienda.
Le aziende devono essere disponibili telefonicamente?
No, secondo il diritto dell'UE, le aziende non devono essere contattate telefonicamente. La disponibilità telefonica obbligatoria avrebbe un impatto negativo sulla libertà di progettazione dell'azienda. La disponibilità del telefono non è obbligatoria, ma aumenta la soddisfazione del cliente.
Il telefono è ancora la forma di contatto più popolare con le aziende per i clienti, motivo per cui la disponibilità telefonica aumenta gli ordini dei clienti e il fatturato dell'azienda. Se le aziende possono essere raggiunte rapidamente per telefono, ciò aumenta la competitività perché è possibile contattarle più velocemente della concorrenza.
Per le aziende che offrono servizi di telemedia, l'ovvia collocazione dei dati di contatto, come il numero di telefono, sul sito Web è obbligatoria anziché essere disponibili telefonicamente. La legge tedesca sui telemedia (TMG) stabilisce che le informazioni sul sito Web sono obbligatorie, il che consente un rapido contatto con l'azienda (Sezione 5 (2) TMG).
Migliora la disponibilità telefonica con l'assistente telefonico fonio KI
L'accessibilità telefonica può essere migliorata con l'assistente telefonico fonio KI, in quanto offre all'azienda una disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Il nostro assistente AI risponde alle chiamate 24 ore su 24, eliminando le situazioni in cui un chiamante deve attendere che un dipendente risponda.
L'assistente telefonico fonio AI è in grado di rispondere a 15 chiamate contemporaneamente, il che significa che nessun chiamante finisce in attesa e previene i tempi di attesa. Il nostro assistente telefonico virtuale è in grado di gestire problemi come fissare appuntamenti, prenotare e rispondere a domande comuni. Grazie all'assistente telefonico AI, non è necessario alcun dipendente per problemi ricorrenti.
Con l'implementazione del nostro assistente telefonico intelligente, i dipendenti possono concentrarsi su compiti più impegnativi e l'intero team è sollevato. Anche con volumi di chiamate elevati, l'assistente telefonico AI gestisce ogni chiamata in modo efficiente senza dover assumere immediatamente altro personale. L'assistente telefonico fonio AI consente il servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e ottimizza così la disponibilità telefonica di ogni azienda.