AI Phone Assistant for Authorities

24/7 available without hold music

Answers calls automatically, so no waiting time arises for citizens.

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Our AI Phone Assistant for authorities automatically answers calls, eliminating waiting times for citizens. The AI Phone Assistant for authorities handles citizen inquiries on the phone around the clock, reliably books appointments with authorities, and answers recurring questions professionally.

Der fonio Telefonassistenten übernimmt 24/7 die automatisierte Telefonie und erhöht somit die Produktivität in deiner Steuerkanzlei. Zu den Vorzügen des intelligenten Telefonassistenten gehört, dass er das gesamte Kanzlei-Team entlastet, freundlich und zuverlässig ist sowie für zufriedenere Mandanten sorgt.

Fonio's AI-based phone assistant improves telephone communication with citizens and reduces the workload for administrative staff. Our AI Phone Assistant for authorities eliminates on-hold music for callers, optimizes citizen services with natural conversation, and ensures a calmer working atmosphere in the office.

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Works with, among others

Customer Reviews

Markus Eidenbergr
Wirtschaftstreuhänder

"Während der Bilanzsaison war das Telefon unser größtes Problem. Mandanten rufen an, wollen kurz etwas wissen – und reißen einen ständig aus der Konzentration. Seit fonio übernimmt, können wir in Ruhe arbeiten. Das Beste: Mandanten fühlen sich trotzdem gut betreut, weil sie sofort jemanden erreichen. Rückrufe machen wir dann gebündelt, wenn wir Zeit haben. Die Transkripte sind sauber und wir wissen sofort, worum es geht."

Sandra Wallner
Kanzleileitung

„Wir hatten vorher ein externes Sekretariat - teuer und trotzdem unzuverlässig. Anrufer wurden falsch verbunden, Nachrichten kamen verspätet. fonio löst das komplett: Anrufername, Anliegen und Rückrufnummer landen sofort digital beim richtigen Sachbearbeiter. Wir sparen uns locker eine 20-Stunden-Kraft und sind trotzdem erreichbarer als vorher."

Thomas Fischbacher‍
Steuerberater

„Als Kanzlei mit drei Standorten war die telefonische Erreichbarkeit immer ein Thema. Jeder Standort hatte eigene Lösungen, nichts war einheitlich. Seit wir fonio nutzen, haben alle Standorte denselben professionellen Empfang – rund um die Uhr. Die Einrichtung hat keine 30 Minuten gedauert, auch ohne IT-Abteilung."

Michael Renner
Einzelkanzlei Steuerberatung

„Als Einzelkämpfer hatte ich die Wahl: Entweder ich gehe selbst ans Telefon und komme nie zum Arbeiten, oder Mandanten landen auf der Mailbox und rufen beim nächsten Steuerberater an. fonio hat mir dieses Dilemma abgenommen. Ich wirke nach außen wie eine größere Kanzlei, ohne eine einzige Person einstellen zu müssen. Jeden Cent wert."

What can the AI Phone Assistant do for Authorities?

Supports Citizen Services

The AI Phone Assistant for authorities can answer calls, understand citizens' concerns in real time, and handle routine tasks as well as simple inquiries. With customized conversation flows, the AI Phone Assistant for authorities answers questions, schedules appointments, and forwards complex issues to staff members.

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Automates Requests

An AI Phone Assistant for authorities automatically handles all incoming calls, asks specific questions about the matter at hand, and then handles the citizen's request in a structured and automated manner. If the caller wishes to schedule an appointment at the relevant office, the AI Phone Assistant asks for the desired time slot as well as personal details and then coordinates the appointment with the citizen accordingly.

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Uses Knowledge Databases

After the appointment has been made, the AI Phone Assistant enters the appointment in the authorities' calendar with the relevant information about the citizen. In addition to using the information in the prompt, the AI-based phone assistant accesses an agency-specific knowledge database and live data from the authorities' website. With the help of the prompt, the integrated knowledge database, and live data from the website, the AI can answer questions about opening hours, necessary documents, services, prices, and procedures.

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Advantages of our AI Phone Assistant for Authorities

Die Vorteile unseres KI Telefonassistenten für Vereine sind die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben (zum Beispiel die Bearbeitung von Mitgliedsanträgen oder Terminbuchungen für Probetrainings), der intelligente Anrufbeantworter und die Live Websuche.

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Increased Efficiency

With the implementation of our AI Phone Assistant, authorities achieve increased efficiency, as many questions and concerns are answered automatically. An AI Assistant handles these questions and concerns around the clock without tying up staff resources. Thanks to clear guidelines and rules of conduct, the likelihood of errors occurring with the AI-supported phone assistant is low.

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Compliance with the GDPR

Our AI Phone Assistant for authorities meets all GDPR criteria, as it operates exclusively on servers located in the EU. The AI Phone Assistant complies with all data protection standards, ensuring that all citizen data is protected. We make sure that the AI Phone Assistant only stores data that is absolutely necessary, which we delete immediately upon request.

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Round-the-clock Availability

The AI-based phone assistant enables round-the-clock availability for authorities. AI always answers the phone for the office, even outside opening hours and on public holidays. The AI-controlled phone assistant for authorities is available 24/7, meaning that no calls are missed and citizen satisfaction as well as service quality are increased.

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Automated Appointment Scheduling

The use of an AI-supported phone assistant enables automated appointment scheduling for authorities. AI Phone Assistants understand when callers want to schedule an appointment at the office and then coordinate this with the authorities' calendar. The digital phone assistant can reschedule or cancel appointments. Thanks to the rapid appointment scheduling by the AI Phone Assistant, there is no need for manual coordination by employees.

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Verbessert Mandantenkommunikation

Der KI-Telefonassistent verbessert die Mandantenkommunikation am Telefon und gleichzeitig die Zufriedenheit der Anrufer. Unser virtueller Telefonassistent sorgt für eine schnelle Anrufannahme, eine ständige Erreichbarkeit der Steuerkanzlei und zuverlässige Weiterleitungen bei schwierigen Fällen. Mit dem KI-Telefonassistenten für Steuerberater fühlen sich die Mandanten am Telefon gut betreut, denn der Assistent bleibt immer ruhig, freundlich und sachlich.

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Steigert den Kanzleierfolg

Der Einsatz des KI Telefon Assistenten steigert den Kanzleierfolg, da Steuerberater mehr Zeit für die fachliche Mandantenberatung und die maßgeblichen Angelegenheiten der Kanzlei hat. Die durchgehende Verfügbarkeit, die durch unseren KI Telefon Assistenten erreicht wird, erzielen Steuerkanzleien mehr Mandate, was zu einem höheren Umsatz für den jeweiligen Steuerberater führt. Schnelle, konsistente Antworten durch den KI-gestützten Assistenten steigern die Servicequalität am Telefon des Steuerberaters.

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Ermöglicht DSGVO-Konformität

Unser KI Telefonassistent für Steuerberater ermöglicht eine DSGVO-Konformität, denn die gespeicherten Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland und der EU gesichert. Die DSGVO-Konformität ist für Steuerkanzleien wichtig, um die sensiblen Mandantendaten vor Fremdzugang zu schützen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist bei uns Teil der AGB, wenn du als Steuerberater den KI Telefonassistent nutzen möchtest.

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Seamless integration with your tools and systems

Thousands of possibilities through native integrations or APIs.

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fonio KI Telefonassistent für Steuerberater

Automatisierte Anrufannahme und Verarbeitung

Der fonio KI Telefonassistent für Steuerberater nimmt Anrufe rund um die Uhr an, filtert Mandantenanfragen und erledigt Terminvereinbarungen nach den Kanzleirichtlinien. Dringende Fälle werden vom KI Telefonassistenten priorisiert und direkt an zuständige Mitarbeiter der Steuerkanzlei weitergeleitet.

Verständnis für fachspezifische Begriffe

Unser KI-basierter Telefonassistent versteht spezifische Begriffe der Steuerberatung und häufige Fragestellungen zu Steuererklärungen oder Fristen. Mit dem KI Telefonassistenten haben Steuerberater weniger Telefonstress, zufriedenere Mitarbeiter und mehr Zeit für die fachliche Arbeit. Weniger Rückrufe, schnelle Bearbeitung des Anrufes und automatisierte Terminverwaltung reduzieren die Telefonlast in der Steuerkanzlei.

KI Automatisierung ohne Qualitätsabstriche

Der fonio KI Telefonassistent kann für den professionellen Kanzleibetrieb konzipiert werden, ist sprachlich präzise, einfach in bestehende Workflows integrierbar und hat den Fokus auf Datenschutz. Mit unserem intelligenten Telefonassistenten für Steuerberater bleibt das Kanzlei-Team auf die Beratung konzentriert, während die KI die Telefonie übernimmt.

Einrichtung in nur 10 Minuten

Möchtest du unseren KI Telefonassistenten in deiner Steuerkanzlei implementieren, dann beginne noch heute mit der Einrichtung. Innerhalb weniger Minuten ist dein persönlicher KI Telefonassistent für Steuerberater etabliert und entlastet dich und dein gesamtes Team. Mit dem KI Telefonassistenten kannst du dich vollständig auf deine Mandanten vor Ort konzentrieren, während Routineanrufe zuverlässig durch KI automatisiert werden.